Medarbejdere på alle niveauer må muligvis skrive meddelelsesnotater (almindeligvis omtalt som notater) som en del af deres job. At skrive effektive notater afspejler positivt på den person der skrev dem, da det er et tegn på at have gode kommunikationsevner. Meddelelsesnotater giver positive og negative nyheder til medarbejdere i hele en organisation. Kampagner og jobåbningsmeddelelser modtages ofte med spænding, mens politiske ændringer og nedskæringer kan medføre angst og stress. Udarbejdelse af en solid besked hjælper med at levere budskaber klart og positivt.
Identificer den centrale besked, du forsøger at formidle. Reflektere over, om nyhederne bliver velkomne eller ej, og brug disse oplysninger til at bestemme, hvordan man bedst kan ramme meddelelsen, der leveres. Negative beskeder skal have flere oplysninger om, hvorfor der sker noget, mens positive meddelelser kan fokusere på de nyheder, der leveres, uden at tilføje detaljerede baggrundsoplysninger om, hvorfor arrangementet fandt sted.
Lær hvordan de fire grundlæggende komponenter i et notat. De bedste notater holder sig til det accepterede format, der er anerkendt i business writing. Dermed forbliver notatforfattere neutrale i deres meddelelser og virker ikke forudindtaget. Notater indeholder fire nøglesektioner: overskrift, åbning, krop og konklusion.
Opret din overskrift. Overskrifter omfatter fire hovedafsnit: til, fra, dato og emne. Feltet "Til:" indeholder en liste over modtagere og deres jobtitler. Feltet "Fra:" indeholder navnet og titlen på den person, memoet er fra. Feltet "Dato:" er hyppigst den dato, hvor notatet er leveret, i forhold til den dato, det er udarbejdet eller oprettet. Feltet "Emne:" fortæller modtagere memoens formål. Disse felter ligner de felter, der almindeligvis anvendes i e-mails, og de skal hver især fremstå som følger:
Til: Fra: Dato: Emne:
Skriv åbningen af notatet. Indledende afsnit fokuserer på formålet med meddelelsen. herunder eventuelle baggrundsoplysninger, der er nødvendige for at hjælpe modtagerne med at forstå meddelelsen.
Skriv krop af notatet. Kroppen indeholder alle detaljerede oplysninger, som modtagere skal vide. Kampagner kan indeholde oplysninger om medarbejdernes nye job og ansvar, samt når de vil tage deres nye rolle på plads. Politiske ændringer bør indeholde oplysninger om, hvornår den nye politik bliver effektiv, og hvordan den vil påvirke medarbejderne.
Skriv konklusionen af notatet. En god konklusion fortæller medarbejderne, hvad de skal gøre for at forberede sig på ændringer.
Tag lidt tid væk fra notatet og vend tilbage til det for at redigere med friske øjne. Velskrevne notater er fri for grammatiske fejl og leverer klare meddelelser.
