Når virksomheder har arbejde med at indgå kontrakt, vil de ofte udstede en RFP-ansøgning til kvalificerede personer, virksomheder og entreprenører, der er i stand til at udføre jobbet. Uanset om du får jobbet, afhænger det i høj grad af de kontakter, du har hos firmaet, der udstedte RFP, men det afhænger også af, hvordan du svarer på anmodningen. At sende et forslag som svar på en RFP er meget mere formelt end at sende et email svar for at udtrykke din interesse, og det skal gøres på en professionel måde. Hvis du har modtaget en RFP på et projekt, der er af interesse for dig, skal du følge disse trin for at svare korrekt.
Læs RFP og sørg for, at du klart forstår, hvad virksomheden ønsker. Ring til firmaets kontakt på telefonen, hvis du er usikker på punkter og kræver præcisering. At interviewe den enkelte kort er meget mere professionel end at indgive et svar, som fejler forespørgslen. Det har også den fordel at give en personlig introduktion til dig, hvilket vil hjælpe, når det kommer tid for virksomheden at gennemgå dit forslag.
Udkast til en oversigt for dit svar. Den RFP, du modtog, fulgte sandsynligvis et bestemt format for at forholde sig til, hvad virksomheden ønsker. Brug det som en vejledning til at skabe en oversigt. Start med at lave en punktliste over alle sektionsoverskrifterne. For hver af dem, lav en liste over spørgsmål til svar og spørgsmål at adressere. At have en oversigt af denne art til at guide dig gennem processen med udarbejdelse af dit forslag vil gøre det lettere for dig at svare RFP på en klar og præcis måde.
Saml et hold for at udarbejde forslaget. Nogle personer i din organisation kan have ekspertise på området, som forslaget omhandler, mens andre kan have et særligt talent til at udarbejde skriftlige dokumenter. Saml et lille hold for at møde og udarbejde detaljerne i det forslag, der er blevet anmodet om.
Skriv forslaget. Indholdet vil variere fra en RFP til den næste, men der er nogle retningslinjer, der skal tages i betragtning. Identificer og svar på alle spørgsmål, som RFP stillede, og adresser eventuelle bekymringer virksomheden har. Vær ikke bange for at tage en værditilvækst ved at identificere nøgleelementer, du kan tilbyde, men andre kan ikke. Du bør også vise en klar forståelse af kravene i RFP ved at identificere specifikke resultater, du vil levere som led i projektet sammen med en forventet tidslinje for hver og en prissætning for alle aspekter af det foreslåede projekt.
Udkast til de ekstra elementer, der vil blive indsendt med dit forslag. Start med at skrive et kort resumé, der giver et kort overblik over alt, hvad forslaget siger. Du skal også skrive et dokument på en side, der forklarer virksomhedens fokus og ekspertise. Erstat dette med en personlig biografi, hvis du er en person frem for en virksomhed. Afslut ved at skrive et kort brevet for at forklare, hvordan du har modtaget RFP og er interesseret i projektet, og at oplyse, at det vedlagte forslag bliver forelagt til behandling. Medtag komplette kontaktoplysninger i både omslaget og forslaget.
Indsend materiale til firmaet, der udstedte RFP. RFP identificerede sandsynligvis en dato, hvormed materialerne skulle returneres. Sørg for at indsende alle materialer inden denne dato. Det er også en god idé at følge op med virksomheden en uge efter denne dato for at spørge, om du kan give yderligere oplysninger om sagen.
Tips
-
Selskaberne foretager sjældent et udvalg baseret på forslaget alene; Det er dog generelt en god politik at altid svare på en RFP, og for at gøre et troværdigt forsøg på at levere den mest detaljerede information, der er fremlagt på den mest professionelle måde.
