Det er aldrig en nem opgave at flytte et lægekontor. Du skal overføre dyre maskiner og udstyr fra kontor til næste. Du skal holde dine medarbejdere glade og produktive under bevægelsen. Og dine patienter skal holdes orienteret om kontorets nye placering og timer. Heldigvis ved at følge nogle grundlæggende regler kan du lade dit læge kontor flytte en glat.
Leje fagfolk
At ansætte de rigtige udenfor fagfolk til at hjælpe dig med at flytte dit kontor er det første skridt i at sikre et glat kontorflyt. Topfirmaer er dyre, men ikke fristet til at skimp på denne udgift. Lej kun flyttefirmaer, der har stor erfaring med at flytte lægekontorer. Du kan spare nogle penge ved at ansætte en billigere flyttefirma. Men hvad nu hvis den røntgenmaskine eller det nye computersystem er beskadiget? Disse besparelser vil hurtigt forsvinde.
Når du interviewer potentielle flyttefirmaer, skal du altid bede om referencer. Ring derefter til disse referencer. Det er den bedste måde at finde ud af, om movers var effektive, samarbejdsvillige og dygtige.
Hold medarbejderne tilfredse
Et medicinsk kontorbevægelse er svært på alle. Dette omfatter dine medarbejdere, især hvis de hjælper med flytningen. Det er dit job at holde dine medarbejdere glade i denne kaotiske tid.
Hvis dine medarbejdere pakker kasser eller gemmer filer på flytende dag, skal du sørge for at give dem masser af pauser. Forår til snacks og drikkevarer hele dagen også. Og vær sikker på at belønne deres hårde arbejde med mindst en lille økonomisk bonus. De vil sætte pris på din indsats.
Må ikke opbevares i mørke
Du vil ikke have, at dine patienter spilder tid på at køre til din gamle medicinske kontorbygning for at finde ud af, at det er tomt. Start med at informere dine patienter om dit træk længe før det sker. Send dem postkort med dit nye kontor adresse og timer sammen med datoen den åbnes. Hvis dit budget har råd til det, send dine patienter køleskabsmagneter med samme information.
Sørg for at fortælle enhver patient, du ser om dit kontor flytte. Denne form for interaktion resonerer ofte mere med patienter end postkort og andre mailings.
Endelig send en anden runde postkort efter det medicinske kontor flytter. Dette vil give værdifuld forstærkning.
Den lille, men vigtige ting
Du skal håndtere mange små, men vigtige opgaver, når du flytter dit medicinske kontor. Lav de rigtige opkald for at sikre, at din strøm og andre hjælpeprogrammer er tændt, når du flytter til dit nye kontor. Glem ikke at ændre din postadresse med den amerikanske posttjeneste; Hvis du ikke gør det, kan vigtig mail gå tabt. Før du fuldfører dit træk, skal du sørge for at alle dine visitkort, papirvarer, annoncer og andre trykte materialer kommer med din nye postadresse og telefonnummer.
