Uanset om mødet har været med kolleger eller konkurrenter, er du altid berettiget til at opsummere, hvad der blev diskuteret og især hvad der blev besluttet, og at gøre det skriftligt, så hurtigt som muligt bagefter. Du kan kombinere relevante stykker fra et bibliotek med forretningsdokumenter, som f.eks. "Inc" Magazines hjemmeside.
Elementer du skal bruge
-
Noter eller andre optegnelser fra mødet
-
Dokumenter refereret eller distribueret i mødet
Start med en venlig men klar oversigt over dato, tidspunkt og sted for mødet, hvem deltog i hvilke kapaciteter og en kort redegørelse for mødet. For eksempel, "Kære Mike: Tak igen for at bruge i går morges med mig og Steve fra vores kunstafdeling, diskutere planer for redesign af din emballage."
Gennemgå hvilke dokumenter og materialer der blev præsenteret i mødet og eventuelle væsentlige diskussioner om dem: "Jeg er glad for at du kunne lide Steve's ideer så meget som jeg gjorde. Vi var enige om, at den hexagonale karton giver dit produkt en væsentlig ændring for at være opmærksom på de funktioner, du tilføjer næste år, men som bygger det på at ligge horisontalt på hylden, vil være mere stabile og tillade os at gøre begge ender bare lidt konvekse, i stedet for en flad og den anden et udvidet punkt uden reel forbindelse til produkt."
Giv rapporter om alle handlinger, der blev aftalt på mødet: "Steve har forpligtet sig til at have de nye designspecifikationer til vores fabrikationsenhed i dag, og de skal kunne give mig nye omkostningsfigurer for den vandrette karton inden udgangen af ugen. og jeg vil begge være skuffede, hvis disse tal ikke er mindst 20 procent under de estimater vi havde i går for den oprejste, spidse karton, da fremstillingen vil være symmetrisk og mindre kompleks at passe. Vi vil dog have brug for en Beslutning fra dig om, hvorvidt bæltespænderen bliver udskrevet eller præget, og om du vil have metallisk blæk på det, før vi kan klare omkostningerne."
Sæt tidslinjer for næste skridt af alle parter: "Jeg lavede et notat om, at du troede du kunne få de beslutninger, der blev truffet i dag eller i morgen. Det ville give os mulighed for at komme tilbage til dig ved afslutning af forretningen Mandag med omkostningsfigurer, der er tilstrækkelige nok til at vi kan begynde at formalisere en kontrakt."
Luk brevet så venligt som det passer til mødelokalets art, og genoprett planer for andre møder, du har planlagt: "Det er altid en fornøjelse at møde dig. Jeg har frokost tirsdag på dit kontor i min kalender, når jeg tager mockup Steve arbejder på. Lad mig vide, om Jan faktisk kan være med os."
Tips
-
E-mail er fint som en måde at sende opfølgning på i tide, men det er altid bedst at sende hardcopy også, især når mødet omfattede flere virksomheder og spørgsmål, der vil blive formaliseret senere i kontrakter og indkøbsordrer. Send kopier af recap brev til alle, der deltog i mødet eller er nævnt i brevet ved navn, funktion eller afdeling.
