At skrive en indkøbspolitik kan virke som en spild af tid, især i et lille firma. Men at have en formel politik, som alle medarbejdere forstår, vil bidrage til at sikre, at du bruger dine driftspenge klogt. Når du vokser, bliver skriftlige politikker afgørende for din succes. Skriv din indkøbspolitik med dem, der vil bruge det i tankerne. Hvis de ikke er i stand til at forstå politikken, eller hvis processen er for kompliceret eller uhåndterlig, bliver medarbejderne frustreret og er mere tilbøjelige til at enten begå fejl eller forsætligt ignorere politikken for at få arbejdet gjort.
Bestem, hvem der har beføjelse til at foretage køb på selskabets vegne. Angiv eventuelle begrænsninger på indkøbsmyndigheden og afgøre, hvem der vil godkende køb over disse grænser.
Skriv retningslinjer for leverandørvalg. Bestem, hvordan budprocessen skal fungere, og hvor mange bud der skal opnås for hver lejlighed. Forklar alle kriterier, som køberne skal bruge til at evaluere bud. Kriterier kan omfatte pris, kvalitet, forsikring, længden på leverandørens drift og meget mere.
Angiv de omstændigheder, hvorefter arbejdstagere kan indgå kontrakt. Skitsere processen for kontraktgodkendelse og tildele autoritet til indgåelse af kontrakt. Indstil en maksimal kontraktsgrænse. Fastlægge, hvor ofte regelmæssige servicekontrakter skal vurderes.
Indstil regler om at acceptere gaver og måltider fra leverandører. Nogle virksomheder tillader måltider, men ikke gaver, mens andre virksomheder tillader gaver op til en bestemt dollar værdi. Nogle virksomheder tillader gruppe gaver, men ikke personlige gaver og nogle forbyder sælger gave helt.
Udkast til en interessekonfliktpolitik. Nogle virksomheder forbyder medarbejdere at købe fra leverandører, i hvem de ejer en interesse: Andre udvider forbudet mod selskaber, hvor en nær ven eller familiemedlem ejer en interesse. Endnu andre anvender ingen sådan begrænsning.
Etablere fortrolige retningslinjer. Bestem hvilke typer oplysninger der betragtes som fortrolige og fastsæt en tidsperiode, hvor medarbejdere i besiddelse af disse oplysninger er forbudt at frigive det.
Forklar dit bestillingssystem. Giv instruktioner om at skrive og udstede indkøbsordrer. Hvis dit computersystem giver dig mulighed for at indstille minimums lagerniveauer og varslingskøb, når disse niveauer er nået, skal du forklare, hvordan du gør dette. Hvis din virksomhed lagervarer varer ved hjælp af en bar-kodning eller et andet edb-system, giver du instruktioner om ændring af eksisterende produkter og opsætning af nye.
Dokumentere den politik, som andre medarbejdere, såsom modtagende personale, vil bruge til at gøre indkøbsagenter opmærksom på manglende, beskadigede eller forkerte forsendelser.
Tips
-
Du vil måske gerne have en advokat gennemgå et kontraktdokument, før du underskriver det.
Udskrivningspolitik på logopapir.
Advarsel
Offentligt handlede selskaber har som oftest strenge interessekonflikter. Kontakt en advokat, hvis du skriver en indkøbspolitik for et offentligt firma.
