Nonprofitorganisationer er under kontrol fra en række interessenter på grund af deres afhængighed af velgørende donationer eller fordi de har skattefritaget status. For at sikre, at dine indkøbspraksis overgår mønstre, når de gennemgås af medierne, donorer, Internal Revenue Service eller andre interesserede interessenter, er det vigtigt at oprette indkøbspolitikker, der forhindrer eventuelle potentielle interessekonflikter eller manglende gennemsigtighed.
Flere bud
Nogle nonprofits kræver, at køb over et bestemt dollarniveau bliver sat til bud, idet organisationen modtager flere bud for forskellige leverandører. Dette hjælper med at reducere chancen for, at en indkøbsagent, afdelingsleder eller administrerende direktør kan belønne en kontrakt til en ven, familiemedlem eller forretningsforbindelse, der giver en personlig belønning eller direkte bestikkelse. Dette forhindrer også en længerevarende leverandør i at hæve satser eller reducere tjenester hvert år, fordi det ved, at det ikke har nogen konkurrence.
Lav bud vs bedste bud
Din indkøbspolitik kan kræve, at din organisation tager det laveste bud på projekter, tjenester eller varer eller giver dig det bedste bud. Det bedste bud er måske ikke det billigste, men det kan give bedre værdi til organisationen. For eksempel kan et sportsmarkedsføringsfirma tilbyde at køre en velgørenheds 10 km lange road race til et lavere gebyr end et andet firma, men den højere budgiver kan have mere erfaring med at køre løbene og have flere kontakter, der måske kan købe sponsorater. I nogle tilfælde kan et nonprofit tillade en kontrakt at gå til en anden virksomhed end den laveste budgiver, så længe kontrakten ligger inden for en vis procentdel af det laveste bud, og indkøbsagenten, afdelingsleder eller ledelse kan vise årsager til, at det laveste bud er ikke det bedste bud.
Anmodninger om forslag
Som en del af din indkøbspolitik skal du oprette og udstede en anmodning om forslag til projekter, tjenester eller varer, der er større end et bestemt dollarbeløb. En RFP er en standard procedure virksomhed brug, der kommunikerer til potentielle tilbudsgivere de samme objektive krav til en kontrakt. RFP'er hjælper nonprofits gøre sammenligninger af æbler mellem æbler og æbler.
Interessekonflikt
For at forhindre favoritisme eller udseende af favoritisme, spørg dine bestyrelsesmedlemmer og ledende medarbejdere, hvis de har venner, familiemedlemmer eller forretningspartnere, der sælger varer eller tjenester, du køber. Mange nonprofits har politikker, der forbyder organisationen at drive forretninger med virksomheder, der har tætte bånd til vigtige interessenter. Før du godkender store kontrakter, del navnene på potentielle samarbejdspartnere med dine vigtige interessenter for at afgøre, om nogen af dem har en konflikt.
Gennemsigtighed
Fordi nonprofits ikke konkurrerer med andre virksomheder for overskud, har de mere frihed til at videregive forretningsinformation til offentligheden. Gør din indkøbspolitik let tilgængelig for offentligheden på din hjemmeside. Medtag oplysninger om store køb i kassererens rapport til bestyrelsen på bestyrelsesmøder.
Bæredygtighed
Du vil måske give foretrukne virksomheder, der bruger "grønne" forretningspraksis. Dette kan omfatte virksomheder, der har offentligt fremhævede og påviselige initiativer til at reducere energi og vandforbrug, genbruge, anvende organiske og ikke-toksiske materialer eller reducere emballage.
