Agendas er som højoktanbrændstof til møder - de kan i høj grad forbedre effektiviteten og produktiviteten i enhver beslutningsproces. En god dagsorden kan reducere antallet af møder, der er nødvendige for at færdiggøre et projekt i halvt og stærkt reducere tendensen til møder til at afbrede i diskussioner, som ikke er nyttige til målsætning.
En dagsordenens rolle
Målet med en dagsorden er at lette beslutningsprocessen blandt gruppemedlemmer. Dette kan være til en teknologisk opgradering eller en budgetdiskussion. Dagsordenen hjælper med at holde mødedeltagere fokuseret på den endelige beslutning. Agendas gør det også lettere at evaluere mødetes succes ved at give en tjekliste for opfølgning og ansvarlighed.
Formater
Den første linje på dagsordenen skal angive mål og formål med mødet. Nogle agendaformater foretrækker at angive målet sammen med undermål efter hver dagsorden. Begge formater skaber rammer for diskussion. Agendas kan variere fra simpelt til komplekst. De kan indeholde vedhæftede filer og læsemateriale eller dagsordenen fra det foregående møde. Typen af format, der anvendes, er generelt fastlagt af formlen og længden af mødet. En god tommelfingerregel er, at formatet skal svare til deltagernes kjole. det vil sige, et møde fuld af sandaler og shorts kan komme forbi med en uformel dagsorden, mens et rum fuld af dragter kan kræve en formel dagsorden.
Uformel vs Formel
Det korte eller uformelle møde kan indgå i en mail eller en mødepåmindelse. Det kan indeholde en linje for mødet og derefter tre til fem korte diskussionspunkter. Den lange dagsorden er som regel en fuld side, som indeholder en titel, mødeplacering, dato og klokkeslæt, mål og emner eller diskussionspunkter. Lange møder bør også indeholde tider for hvert diskussionsemne og navnet på præsentanten. Begge agendaformater skal ende med et afsnit for "Næste trin" for opfølgning. Disse "Næste trin" bliver grundlaget for dagsordenemner på det næste møde.
