Et regnskabsinformationssystem er designet for virksomheder til at bruge til optagelse af deres finansielle transaktioner. Oplysninger indlæses, behandles, opbevares og distribueres gennem denne type system. Regnskabsinformationssystemer har mange fordele; Der er dog også nogle ulemper for dem.
At lære systemet
At lære et regnskabsinformationssystem kan ofte være svært og tidskrævende. Enkeltpersoner skal trænes på et system, og dette kan medføre en ulempe for virksomhederne i form af tid og arbejdskraft. Et regnskabsinformationssystem består af mange forskellige komponenter, og næsten alle systemer er computerbaserede. På grund af deres kompleksitet kan nogle mennesker finde dem svært at bruge. Det kan tage uger eller måneder for en person at forstå et regnskabssystem, og normalt forstår personen ikke helt, hvad systemet er i stand til. Hvis medarbejderen holder op med at arbejde i organisationen, kan det tage uger eller måneder igen at træne en anden medarbejder.
Tab af information
Regnskabsinformationssystemer er normalt computerbaserede. På grund af dette er der altid risiko for at miste information gennem strømbrud eller systemnedbrud. Når dette sker, er der en chance for, at al information i systemet kan gå tabt. Virksomheder tager forholdsregler for dette problem ved at sikkerhedskopiere deres filer regelmæssigt og udføre standard vedligeholdelse på alle computersystemer. De installerer også antivirussoftware som en anden forholdsregel. Ikke desto mindre eliminerer ingen af disse trin det potentielle problem, der kan opstå. Regnskabsinformationssystemer gemmer virksomhedens finansielle oplysninger i årevis. Hvis et systemkrasch opstår, forårsager det en stor ulempe for virksomheden. Alt eller nogle oplysninger går tabt, og der er en chance, at det aldrig bliver genoprettet.
Genevaluering
Virksomheder ændrer ofte deres måde at drive forretning på for at holde trit med de seneste trends. For at holde op i en krævende erhvervsliv kan disse ændringer påvirke et regnskabssystem. Et regnskabssystem er vanskeligt at oprette, fordi hver virksomhed er unik på sin egen måde. For at holde øje med ændringer skal regnskabsinformationssystemer ofte revurderes. Ændringer skal ofte foretages i et system for at kunne behandle information effektivt. Dette kan være en ulempe for virksomhederne, fordi det tager tid til genevalueringen, og det koster penge.
