Når der oprettes et regnskabssystem, skal virksomheder og nonprofitorganisationer etablere rammer for intern kontrol. Den interne kontrolproces hjælper med at sikre, at systemet fungerer godt, og at alle involverede medarbejdere klarer sig som forventet. At have en sådan væsentlig forretningsfunktion giver rimelig sikkerhed ved at mindske sandsynligheden for fejl og sikre organisationens aktiver. På grund af dets betydning gør virksomhederne det godt at overveje de grundlæggende principper for intern kontrol.
ansvar
Virksomheder skal klart fastlægge ansvar. Tildeling af specifikke ansvarsområder til enkeltpersoner sikrer, at de forstår, hvad deres del er ved at opretholde intern kontrol. Hvis et internt kontrolansvar konsekvent overses, vil et effektivt internt kontrolsystem gøre det klart, hvem der ikke udfører en tildelt opgave.
Journalføring
Hukommelse er ikke et ufuldstændigt værktøj, især når man beskæftiger sig med store mængder information eller transaktioner. At have korrekte registreringsprocedurer gør det muligt for virksomhederne at få en nøjagtig oversigt over transaktioner ved hånden. Sådanne historiske data gør det muligt for virksomheden at henvise til det senere, hvis der opdages et problem, eller hvis der er behov for afklaring.
Forsikring og binding
Desværre kan selv det bedste interne kontrolsystem ikke forhindre tab af et aktiv. Ved at forsikre aktiver og bindende medarbejdere kan en organisation forsikre sig om, at det vil blive refunderet for værdien af et aktiv, hvis aktivet er stjålet eller på anden måde uberettiget.
Asset Records and Custody
I et internt kontrolsystem er de personer, der har fysisk adgang til kontanter og andre aktiver, ikke de samme personer, der opbevarer regnskabet vedrørende dette aktiv. Hvis for eksempel den person, der var ansvarlig for at beholde sedlerne, var den samme person, der havde nøglen til småkassen, ville det være let for den pågældende at hjælpe sig selv med kontanterne, mens han forfalskede sedlerne. Den person, der opbevarer aktivposter, bør ikke være i stand til fysisk at få adgang til de aktiver, han sporer.
Ansvar for beslægtede transaktioner
Nogle gange skal flere opgaver udfyldes for at fuldføre en enkelt transaktion. I dette tilfælde er det vigtigt, at forskellige medarbejdere hver især udfører de separate opgaver, der udgør transaktionen. Dette sikrer, at mere end én person var involveret i udførelsen af opgaven, hvilket øger oddsene for, at der opdages fejl eller svigagtige handlinger.
Teknologiske styringer
Induksalarmer, elektroniske tastaturer og andre teknologibaserede sikkerhedsfunktioner kan hjælpe organisationer med at beskytte aktiver. Teknologi kan ofte gå, hvor folk ikke kan, og kan være på jobbet 24 timer i døgnet uden at kræve ekstra løn eller pauser. Smarte virksomheder øger deres interne kontrolsystemer med passende og omkostningseffektiv teknologi.
Uafhængig gennemgang
Virksomheder skal regelmæssigt gennemgå deres interne kontrolsystemer. Det skal gøres af en person, der ikke udførte noget af det arbejde, der kontrolleres. En uafhængig evaluator kan objektivt rapportere om det arbejde, der udføres gennem den interne kontrolproces, og har ingen grund til at dække fejl eller være alt for optimistisk til kontrolprocedurerne.
