En anmodning om bud eller anmodning om forslag, eller RFP, er et dokument lavet af en virksomhed eller organisation for leverandører. For eksempel kan et byggefirma have brug for tømrere eller et hospital kan have brug for en webdesigner til at oprette et websted. RFP'er er generelt formelle dokumenter med retningslinjer for sælgeren. De indeholder detaljer om den virksomhed, der foretager anmodningen, specifikationerne for forretningsprojektet, udbudsprocessen for leverandører, udvælgelsesprocessen for at vælge en sælger eller leverandører, kontraktprocessen og kommunikationsprocessen under opfordringen.
Indsamle al din information på forhånd. Har dine årsregnskaber, budgetter, kontrakter, aftaler og andre relevante dokumenter, der vedrører projektet. Dette gør det lettere at skrive din RFP.
Skriv et overblik eller en introduktion, nogle gange kaldet et "executive summary." Dette afsnit introducerer virksomheden eller organisationen, der foretager anmodningen og dens sted inden for sin branche. Resuméet præsenterer også på højdepunkt det projekt eller forretningsbehov for hvilke anmodninger der søges.
Præsentér specifikationerne klart, i forhold til hvilke sælgerne vil reagere. Definer arten og omfanget af dit projekt, dine behov, dit forventede resultat og andre vigtige oplysninger. Vær specifik; Der er en væsentlig forskel mellem at have brug for et websted designet og brug for et website designet, opdateret og regelmæssigt styret.
Angiv klart vejledningen til, hvordan kommunikationsprocessen håndteres under udbudsprocessen. Hvis du vil have, at sælgerne skal kontakte en enkelt person hos din organisation, skal du gøre det klart. Hvis der vil være en præsentation for leverandører til at deltage, skal du inkludere alle detaljer om det. Hvis du ikke vil have leverandører til at kontakte dig overhovedet under processen, skal du sige det endeligt. Gør en beslutning om, hvordan budene vil blive modtaget af dig, om de skal være forseglede og hvad fristen er.
Forklar at RFP ikke er en kontrakt, og at det ikke kan garanteres at reagere på det. Sørg for at inkludere oplysninger, der vil gøre en leverandørs svar værd for sælgerens tid. Udlægge detaljer om budgettet, kontrakten, form for betalinger og evaluering af arbejdet, mens projektet er aktivt.
Inkluder juridiske, ophavsretlige, forsikringsmæssige og etiske overvejelser for sælgerne at overveje. Dette omfatter, men er ikke begrænset til, fortrolighedsaftaler, krav til minoritetsleverandører, lokale bestemmelser, sikkerhedsmæssige overvejelser og forretningspraksis.
Angiv eventuelle forskellige instruktioner om, hvordan svarene skal formateres. Oplys sælgerne om, hvordan du vil se deres forslagstal, hvilke oplysninger de skal medtage med deres forslag, såsom kopier af forsikringsoplysninger eller erhvervslicenser.
Medtag en forventet konklusion vedrørende udvælgelsesprocessen. Lad sælgerne vide, om de vil blive underrettet, hvis de ikke får jobbet, samt hvad de kan forvente, hvis de vælges til jobbet.
