Hvis du foreslår en løsning på et langvarigt problem, er chancerne din leder vil bede dig om at indsende et formelt forslag. Selvom længden varierer afhængigt af de oplysninger, du skal dække, består de fleste formelle forslag af visse hovedkomponenter svarende til de formelle rapporter. Disse omfatter generelt præfatoriske, krops- og supplerende dele. Som navnet antyder, introducerer den præfatoriske del af forslaget læseren til konceptet.
Titeloplysninger
Titelfluen er den første side af forslaget, der er placeret umiddelbart efter forsiden, der ikke indeholder andet end titlen. Efter dette er titelsiden, der ud over titlen bærer navnene på forfatteren og den person, der har givet tilladelse til forfatteren til at indsende forslaget sammen med hans betegnelse, officielle adresse og kontaktoplysninger. Denne side skal også bære datoen for forslagets indsendelse.
breve
Forslag, der er godkendt skriftligt, skal indeholde autorisationsbrevet umiddelbart efter titelsiden. Dette efterfølges af overførsels- eller følgebrev skrevet af den person, der skriver forslaget. Omslaget skal adressere modtageren og identificere forslaget med sin titel. Dette formelle brev giver generelt oplysninger om formålet med dokumentet uden at gå ind i detaljerne om, hvad det dækker eller konklusionerne, hvor forfatteren er ankommet. Forfatteren kan bruge brevet til at anerkende den hjælp, han modtog i forbindelse med udarbejdelsen af forslaget.
Indholdsfortegnelse
Indholdsfortegnelsen giver en oversigt over forslagets struktur. Den indeholder en omfattende liste over overskrifterne i dokumentet sammen med det relevante sidenummer ved siden af hver. Det er vigtigt at justere disse overskrifter med tilstrækkelige huller og ledere for at give en klar visning af information. Hvis forslaget indeholder et betydeligt antal tal, tabeller, grafer eller andre visuelle hjælpemidler, bør de opføres på en separat side som "Liste over illustrationer" umiddelbart efter indholdsfortegnelsen.
Executive Summary
Denne del indeholder koncise oplysninger om indholdet, der fremgår af forslaget. I overensstemmelse med oversigten i indholdsfortegnelsen introducerer resuméet emnet, giver relevante data og opsummerer konklusionerne og anbefalingerne fra den person, der foretager forslaget. Formålet med dette resumé er at give et fugleperspektiv af emnet til hurtig gennemgang af travle ledere. Selv om dette fremgår af forslagets hovedkrop, er det lettere at komponere denne del sidst, efter at have samlet hele dokumentet sammen.
