Virksomheder udsteder debet- og kreditfakturaer, når de driver forretning med kunder. Betegnelserne debet og kredit har forskellige betydninger for regnskabstransaktioner, banktransaktioner og fakturaer. Når en virksomhed udveksler en kreditfaktura eller en debit faktura, skal den indse, hvad disse dokumenter betyder.
Kreditfaktura
Sælgere udsteder kreditfakturaer af forskellige årsager. Hvis en kunde rapporterer et problem med varer, den har købt, kan sælgeren udstede en kreditfaktura. Hvis kunden returnerer ubrugt produkt, kan sælgeren udstede en kreditfaktura for det returnerede beløb. Hvis kunden er utilfreds med en leveret service, kan sælgeren udstede en kreditfaktura til kunden. En kreditfaktura reducerer det beløb, som sælgeren forventer at modtage fra kunden. Sælgeren reducerer hendes tilgodehavender for kreditfakturaens størrelse og øger salgsafkast og godtgørelser. Køberen reducerer hans skyldige gæld for kreditfakturaens størrelse og reducerer hans lagerværdi.
Debit faktura
Sælgere debiterer fakturaer af forskellige årsager. Hvis en kunde savner fristen for en tidlig betalingsrabat og fratrækker rabatten alligevel, kan sælgeren udstede en debetfaktura for rabatbeløbet. Hvis sælger forudbetalt fragtgebyrer for kunden, kan sælgeren udstede en debetfaktura for disse fragtgebyrer. En debit faktura øger det beløb, som sælgeren forventer at modtage fra kunden. Sælgeren øger hendes tilgodehavender for beløbet for debetfakturaen og øger omsætningen. Køberen øger sine skyldige beløb for debit fakturaen og øger hans udgifter.
Fordele ved udstedelse af kredit- og debetfakturaer
Kredit- og debetfakturaer giver et par fordele for både køber og sælger. For det første giver kredit- og debetfakturaer et papirspor til transaktionen. Denne dokumentation tillader virksomhedens medarbejdere og revisorer at opretholde registreringer og gennemgå tidligere transaktioner. Kredit- og debetfakturaer opretter også en rekord mellem køber og sælger vedrørende de finansielle transaktioner mellem de to enheder.
Ulemper ved udstedelse af kredit- og debetfakturaer
Nogle ulemper stammer fra at udstede kredit- og debetfakturaer også. Hver udstedt kredit- eller debetfaktura skaber yderligere omkostninger for sælgeren. Sælgeren pådrager papiromkostninger, blækomkostninger, portoomkostninger og lønomkostninger forbundet med oprettelse af fakturaerne. Derudover skaber en overflod af kredit- og debetfakturaer potentialet for forvirring for både køber og sælger som følge af yderligere papirarbejde.
