Enkeltpersoner og virksomheder har en række valgmuligheder når det gælder arkiveringsudstyr. Nogle muligheder giver et højt sikkerhedsniveau, mens andre kan rumme en høj filtets størrelse. Mængden af plads du har, følsomheden af filerne og din præference for fysiske eller elektroniske optegnelser har alle indflydelse på dit valg af arkiveringsudstyr.
Fysisk arkiveringsudstyr
Arkivskabe
Det arkivskab er et kontor hæfteklammer. Fire skuffer, der gør det muligt at gemme filer sideværts, er standard. Ifølge Smead, et dokumentadministrationsselskab, er arkivskabe gavnlige, hvis du skal holde arkiverne sikre. Fordi disse skabe kan låses, kan et firma Begræns adgang til følsomme filer samtidig med at medarbejdere og besøgende kan komme ind i lokalet.
Ud af alle de fysiske arkiveringsmuligheder er kabinetter tendens til at være dyreste og få mest ud af det begrænset kapacitet. Smead bemærker, at et fire skuffeskuffe, der tager op på et arkfelt på 6 fod og 24 fod, kan rumme ca. 8.448 mapper.
Åben hylde
Et alternativ til arkivskabe er åbne hylder. Enheder ligner åbne bokreoler og er specielt designet til folderhøjde og bredde. Designet tillader brugere nem adgang til filer og kan være enten stationær eller være mobil hvis rullerne er fastgjort til bunden.
Åbne hylder sparer på plads og penge. Smead bemærker, at hylde arkivering udstyr typisk er tre gange billigere end arkivskabe. Sammenlignet med et fire-skuffe arkivskab, har et syv tier åbent hylde system 80 procent mere kapacitet. Mobile reoler kan placeres i højere tæthed og tilbyder 405 procent mere kapacitet end kabinetter.
Tips
-
Bortset fra arkiveringsudstyret skal du også bruge forsyninger lignende filmapper, etiketter og end-faner for at gøre en fysisk systemfunktion korrekt.
Digital arkiveringsudstyr
Eksterne enheder
Det er praktisk at bruge en computers interne harddisk til at gemme filer, men du risikerer at miste dine oplysninger, hvis harddisken er beskadiget eller fysisk beskadiget. For at mindske denne risiko kan brugere måske sikkerhedskopiere data til en ekstern enhed. PC World anbefaler at sikkerhedskopiere kritiske filer til en ekstern harddisk og ved hjælp af a tommelfingerdrev at overføre filer efter behov.
Tips
-
Brugere kan også sikkerhedskopiere data til en skybaseret tjeneste, som Google Drive eller Dropbox, som ikke kræver ekstra udstyr.
Servere
Virksomheder, der ønsker flere parter at have adgang til de samme data, vil måske investere i en server. Servere fungerer som en central depot for mange brugeres filer. PC World bemærker, at virksomheder kan være vært for multiuser applikationer - som databaser og enterprise resource planning systems - på serveren. Dette gør det let for et stort antal enkeltpersoner at har adgang til de samme filer. Server data kan sikkerhedskopieres til en ekstern enhed eller skyen for ekstra sikkerhed.
Fysiske servere ligner en high-end pc. Alternativt kan virksomheder vælge en skybaseret hosting service - Amazon Web Services, Windows Azure og Rackspace Cloud Services er alle muligheder - som ikke kræver en fysisk server.
