Når du arbejder i et kontormiljø, er det almindeligt at dele og låne andres forsyninger. Ulempen ved dette er, at nogle gange kan folk forsømme at returnere de udlånte kontorartikler. Den mest professionelle måde at håndtere dette er i form af et brev, sendt via e-mail. Det er nemt at skrive, og hvis det gøres på den rigtige måde, sikrer det sig, at udstyret vender tilbage, og at der ikke er nogen relationer.
Start emailen ved at skrive, "Hej", efterfulgt af personens navn, hvis hun er en person, som du ved ganske godt. Hvis det er en person, som du ikke er bekendt med, eller hvis hun er af højere myndighed, start med ordet "Kære" efterfulgt af navnet.
Dobbelt plads fra din introduktion og start kroppens afsnit. Angiv at du bare sender en venlig påmindelse, da du forstår hvordan ting kan glemmes, når det bliver travlt omkring kontoret. Det er vigtigt at opretholde en venlig og forstående tone, for ikke at gøre modtageren bange - hvilket forårsager spænding og yderligere forsinkelse af forsendelsen af dine forsyninger.
Indent, og oplyse, at du vil have brug for retur af kontorartikler til et kommende projekt. Angiv de specifikke leverancer udlånt som en påmindelse til dem, og den dato, hvor du vil få dem til at behøve.
Indryk og følg dine afsnit med en venlig afsluttende erklæring som "Jeg håber alt er godt" for at afslutte en glad note.
Skriv "Tak" og underskriv dit navn nederst, inden du sender din email.
