Bekræftelse og fotokopiering af en nyansattes socialsikringskort i stedet for blot at skrive ned nummeret er god forretningspraksis. Det kan hjælpe med at forhindre fejl som udstedelse af W-2 løn og skatteopgørelser med forkerte Social Security numre. Hvis dette sker, skal du rette fejlen i dine poster og udstede en ny W-2-formular til din medarbejder.
Korrekt og genudskriv
Så snart fejlen opdages, indtast det korrekte nummer i medarbejderens lønseddel for at sikre, at det ikke sker igen. Ret derefter fejlen og genudskriv en ny W-2-formular til Social Security Administration og medarbejderen. Informer din medarbejder om, at siden fejlen ikke påvirker indtjeningsoplysninger, behøver han ikke at indgive en ændret selvangivelse.
Udfyld formular W-2C
Hvis du allerede har indsendt din medarbejders W-2-formular, skal du sende en ændret W-2C-formular til Social Security Administration. Udfyld kun øverste sektion, hvis alle resterende oplysninger på blanketten er korrekte. Indtast dit firmanavn og kontaktoplysninger i rubrik A, dit føderale arbejdsgiver identifikationsnummer i boks B og skatteåret i boks C. Indtast medarbejderens korrekte SSN i boks D. Anbring et afkrydsningsfelt i boks E for at angive det indtastede nummer er et korrigeret nummer og indtast det forkerte nummer - det nummer, du oprindeligt rapporterede - i boks F.
