For at kommunikationen skal være effektiv bør den indeholde syv nøgleelementer. Kommunikation behandles verbalt eller skriftligt af et publikum. Publikum kan bestå af en person eller et tusind. Når du effektivt vil kommunikere en besked til nogen eller en gruppe mennesker, uanset om det er talt eller skrevet, skal du inkludere disse elementer i din besked.
Struktur
Kommunikationsprocessen skal indeholde en god struktur. Dette element af kommunikation består i at skabe en åbning, en krop og tæt på taler og bogstaver. En åbning informerer publikum om emnet, kroppen forklarer det og slutningen binder det hele sammen.
Klarhed
Det andet element i kommunikationsprocessen er klarhed. Meddelelsen en højttaler giver skal være klar, så publikum kan forstå emnet og dets formål.
Konsistens
Konsistens er også et vigtigt element i kommunikation. En person, der kommunikerer en besked, skal sørge for, at den ikke indeholder uoverensstemmelser, som ville skabe forvirring for lytterne.
Medium
Medium refererer til måden, som en meddelelse kommunikeres med. Beskeder kommunikeres på mange måder, herunder via breve, telefonopkald, notater, taler, talemails og via tv-udsendelser. At vælge det rigtige medium til kommunikation er afgørende og bør vælges efter budget og formål. Når du vælger et medium, skal du bestemme den bedste og mest omkostningseffektive måde at få din besked på tværs af.
Relevans
Et andet vigtigt aspekt af kommunikation er relevans. Bestem, om meddelelsen du giver er relevant for det publikum, der modtager det. Hvis meddelelsen handler om finansiel statistik, skal du sørge for, at publikum forstår de forhold og data, du præsenterer.
Primacy and Recency
Et publikum forstår ikke altid en hel besked, men kan i stedet huske detaljer kun fra begyndelsen og afslutningen af en tale eller samtale. Dette begreb hedder "forrang og nyhed". Når du kommunikerer en meddelelse, skal du huske dette element. Tilby de vigtigste detaljer, du gerne vil have publikum til at forstå i starten og slutningen af meddelelsen.
Den psykologiske regel af Seven Plus eller Minus Two
Ifølge Lee Hopkins, en forretningskommunikations forfatter, mener psykologer, at mennesker opbevarer oplysninger i deres hjerner i klynger. På grund af dette blev denne regel oprettet og hedder, at folk til enhver tid kun kan huske mellem fem og ni stykker information på én gang. Dette beregnes ved at begynde med syv og tilføje eller subtrahere to.
