Når du ansøger om et tilskud, bliver du normalt forpligtet til at indsende et foreslået budget sammen med resten af dit forslag. I næsten alle tilfælde skal budgettet ledsages af en budgetfortælling. Dette afsnit i din gaveforslagspakke hjælper med at forklare og, vigtigere, begrunde tallene i dit foreslåede budget. En stærk, støttet og velskrevet budgetfortælling hjælper med at overbevise de mennesker, der har ansvaret for tildeling af tilskuddet, at din organisation og projekt er den vindende indsats blandt en bred vifte af kandidater.
Hvad er en budgetfortælling?
Selv om tilskudsprogrammer ofte kræver, at ansøgerne opfylder programspecifikke retningslinjer, anmoder de fleste tilskudspakker om, at forslaget indeholder et planlagt budget og en ledsagende budgetfortælling. Fortællingen kan være indeholdt i et særskilt afsnit af forslaget, eller det kunne tilføjes til budgettet som kuglepenge eller noter knyttet til specifikke budgetposter. Medens formålet med budgetafsnittet er at give læseren et øjeblikkeligt indtryk af tallene selv, skal fortællingen udformes til at retfærdiggøre budgettet både samlet og på detaljeret vis. Nøjagtigt og præcist begrundelse for hver budgetpost er særlig vigtig for store tilskud. Fortællingsoplysningerne skal hjælpe med at forklare for læsere, hvordan og hvor tilskudsmidlerne vil få en positiv virkning, hvis forslaget accepteres.
Hvad er funktionen af budgetfortællingen?
Formålet med budgetfortællingen er at forklare og retfærdiggøre de forventede omkostninger til forslagets plan. For at være effektiv skal en budgetfortælling skrives tydeligt og kortfattet i almindeligt sprog. Fortællingen forklarer, hvorfor hver enkelt pris er nødvendig for at nå forslagets mål og tilskudsprogrammets mål. For at gøre jobbet både nemmere og enklere, lav både dit budget og din budgetfortælling på omtrent samme tid. Det arbejde, du gør for at oprette et afsnit, vil nødvendigvis informere og forme det andet og omvendt.
Hvordan organiserer du et budgetfortælling?
Budgetoverslag vil generelt blive organiseret i overensstemmelse med budgetens organisation, da formålet er at præcisere og begrunde budgettet. Oprettelse af en fortælling, der efterligner selve organisationsstrukturen i budgettet, hjælper med at styrke dine data og følelsen af et sammenhængende forslag til din læser.
Start med at kategorisere hver del af din fortælling i overensstemmelse med den måde, budgettet selv gør. Du vil måske skrive et særskilt afsnit for usædvanligt dyre varer, i stedet for at gruppere dem i et enkelt afsnit. I modsat fald skal hver enkelt vare dækkes i sit eget afsnit under den relevante kategori. Medtag specifikke oplysninger om, hvorfor den specifikke pris er nødvendig, hvordan det vedrører dit program og hvordan det fremmer tilskudets mål. Derudover skal du inkludere dokumenteret support til varen, dens omkostning og specifikke kilde, hvis det er relevant.
Hvad er et eksempel på en budgetopdeling?
Et eksempel på en budgetoversigt omfatter følgende kategorier:
- Personale og konsulenter (eller skifte dem i to separate kategorier)
- Fringe Benefits
- Rejse
- Andre kontrakter og tjenester
- Værktøj / Udstyr
- Forsyninger og materialer
- Programindkomst
- Diverse
De tilskud, som du ansøger om, kan have deres egne specifikke krav til forslaget generelt eller budget- og budgetfortællingen i særdeleshed. Kontroller altid dine stipendiers krav, før du færdiggør forslaget og budgetfortællingen. De fleste tilskud forventer, at budgetposter kategoriseres.
Skriv som om til en ven
For at være effektiv bør indholdet af en budgetfortælling være specifik, rimelig, praktisk og velorganiseret. Husk på, at formålet med fortællingen er at retfærdiggøre de foreslåede omkostninger og udgifter og bevise, at de begge er berettigede og nødvendige. For at oprette et udkast til fortællingen for hver sektion og budgetpost, skal du henvende dig til opgaven som om du forklarede en interesseret ven, der er helt uafhængig af programmet, dit firma, tilskuddet eller finansieringsorganisationen. Denne person ønsker at vide mere, men mangler den faglige baggrund eller ordforråd til at forstå dine mål instinktivt. Du bliver nødt til at forklare det for denne interesserede, uerfarne ven ved hjælp af klare, enkle udtryk og retfærdig begrundelse.
Skriv hver fortælling som om du talte direkte til denne person. Dette vil hjælpe dig med at oprette en procesfortælling med et konversationsflow ved hjælp af et enkelt, klart sprog. Når du har skrevet et komplet udkast fortælling ved hjælp af denne tilgang, kan du gå tilbage og revidere teksten til at flyde mere jævnt og rette eventuelle problemer med læsbarhed.
Gentag tallene for klarhed
Gentag de nøjagtige priser i din fortælling, forudsat at din fortælling vil være i et separat afsnit af dit forslag. Dette gør det lettere for læseren at forstå dit budget og detaljerne om, hvordan midlerne bliver sat til brug. Hvis dit budget er baseret på fremskrivninger, skal du forklare, hvordan du estimerede omkostningerne, og hvis du har skriftlige citater eller skøn fra eksterne udbydere, skal du vedhæfte dem til dit forslag som bilag.
Desuden går ud fra den antagelse, at din læser ikke nødvendigvis forstår, hvordan hvert element skal bruges, eller hvad det har til formål at nå dine mål. Medtag klare beskrivelser af, hvordan elementet vil blive brugt, eller hvad tjenesten bidrager til dit foreslåede program.
