Design af et internt kontrolsystem til din virksomhed tager planlægning og forståelse for virksomhedens detaljerede drift. Interne kontroller tjener flere formål, men de vigtigste er at sikre, at virksomheden fungerer som planlagt og for at forhindre muligheder for medarbejdere til at misbruge varer eller penge. Interne kontroller gør det muligt for en erhvervsdrivende at være sikker på at alt fungerer korrekt uden at skulle overvåge alle aspekter af operationen.
Gennemgå alle de vigtigste processer i din virksomhed: produktion, lagerstyring, tilgodehavender, gældsforpligtelser, bankafstemning og enhver anden proces, hvor det kan være muligt at begå svig ved tyveri eller skjul. Indsæt navne eller jobtitler på hver del af processen, som en person er ansvarlig for. Hvis du ikke er sikker på, hvordan en proces virker, skal du bruge tid "i feltet" og se processen eller stille spørgsmål fra de ansvarlige.
Vurder hvert trin i hver proces for svagheder i kontrol, der vil give mulighed for at stjæle virksomhedens aktiver. Fokusere på områder, hvor et enkelt individ har både forvaring af aktiver og regnskab for dem. Hvis en medarbejder f.eks. Har kontrol over kasseapparatet og også er ansvarlig for at forene det ved natets afslutning, har medarbejderen mulighed for at stjæle penge og skjule det ved at forfalske forsoning. Et andet eksempel er at have en enkelt medarbejder ansvarlig for åbningen af den indgående post og også være ansvarlig for at registrere de konti-modtagelige checks, der kommer i posten.
Ændre procedurerne for de områder, hvor du har vurderet svage interne kontroller. Separat forældremyndigheden fra rapporteringsfunktionen, hvor det er muligt. Selvom du måske ikke har nok ansatte til at have forskellige mennesker, gør hvert job, alternative funktioner blandt de medarbejdere, du er nødt til at adskille inkompatible funktioner, hvor det er muligt.
Dokumentere de nye procedurer grundigt og fortæl medarbejderne med dem. Ansøg feedback fra medarbejderne om, hvor effektive de nye procedurer er. Det er vigtigt at sikre, at procedurerne giver mening ud fra et forretningsmæssigt og operationelt synspunkt og ikke kun som en kontrol. Juster procedurerne i henhold til feedback, men husk altid formålet med kontrollerne.
Gennemfør en obligatorisk feriepolitik, hvis du ikke allerede har gjort det. Størstedelen af problemer med kronisk tyveri i virksomheder må fortsætte, fordi ingen andre nogensinde udfører tyvens funktioner.Når tyvende medarbejdere er tvunget til at tage en ferie og en anden udfylder for dem, kan de ikke forblive skjult for forbrydelsen. Denne politik kan forhindre tyveri samt afdække det, hvis det sker.
Tips
-
Vurder effektiviteten af dine interne kontroller mindst hvert år og forbedrer dem om nødvendigt.
Advarsel
Vær ikke bange for at gennemføre stærke interne kontroller, fordi du frygter dine medarbejdere, tror du ikke stoler på dem. Ærlige medarbejdere ønsker at arbejde i et korrekt designet miljø.
