En organisation udfører en gapanalyse for at måle dens faktiske præstation imod hvor dets mål er. Virksomheder kan identificere huller fra en række perspektiver, herunder færdigheder, forretningsretning, forretningsprocesser, informationsteknologi eller organisationsorienteret præstation. Spalteanalyseprocessen indebærer at foretage en vurdering og dokumentere resultaterne. Virksomheden skal først anerkende og godkende forskellene mellem virksomhedens fremtidige behov og nuværende kompetencer. Som med de fleste evalueringer har processen sine fordele og ulemper.
Organisatorisk oversigt
En gapanalyse kan give beslutningstagere et samlet overblik over hele virksomheden eller en bestemt funktion, såsom regnskab, informationsteknologi eller operationer. Dette gør det muligt for direktører og ledere at afgøre, om afdelingen eller organisationen har ressourcerne til at opfylde deres mission, mål og målsætninger. For eksempel kan en skole udføre en gapanalyse for at få indsigt i, hvor det står i forhold til implementeringen af en skoleforbedringsproces. Denne type oversigt hjælper organisationen med at identificere huller, analysere de faktorer, der førte til den aktuelle situation og skitsere det fundament der kræves for at forbedringer kan finde sted.
Etablere prioriteter
Efter afslutningen af oversigten kan organisationen evaluere dataene og adskille de mest relevante oplysninger til at rangordne ønskede resultater og mål. Gapanalysen hjælper en virksomhed med at fokusere sine bestræbelser og træffe velinformerede beslutninger. Derudover kan et selskab afsætte begrænsede ressourcer og udforme effektive budgetter ved at tage højde for dens største bekymringer. Prioriteter kategoriseres som høje, mellemstore og lave; klassificeringen betyder ikke nødvendigvis, at prioriteten har rangordning over andre for opmærksomhed eller ressourcer, men kan hjælpe, når der udføres yderligere undersøgelser af problemer.
Projektomkostninger
Tid og omkostninger repræsenterer to af de største ulemper ved at foretage en gapanalyse. En organisation vil typisk bringe en konsulent til at udføre vurderingen; alligevel tager deltagelse værdifuld tid væk fra medarbejdere, der deltager i projektet. Desuden skal direktører og ledere også engagere sig i udforskningen og evaluere resultaterne. Afhængigt af de resultater, der forventes ved indledningen af analysen, kan det være mere omkostningseffektivt at spørge ledere og tilsynsførende deres udtalelser om potentielle huller eller mangler.
moralen
At bringe en konsulent til at foretage en gapanalyse kan resultere i frygt eller mistænksomhed, hvilket i sidste ende kan påvirke personalets moral. Dette gælder især, hvis processen vurderer medarbejdernes færdighedssæt. Gøre en indsats for at formidle formålet med evalueringen til medarbejdere forklare, hvordan projektet gavner dem og organisationen. Dette kan hjælpe dem med at forstå betydningen af analysen og lette nogle bekymringer. Overvej overskriften af mulige spændinger ved at bede nøglepersoner om at arbejde med gap analyse team; de kunne låne deres erfaring eller ekspertise ved at fungere som kontakter for deres afdelinger.
