Når man har til opgave at organisere en administrativ afdeling, er det bedst at fokusere på de mest effektive måder at forbedre effektiviteten, minimere affald og maksimere de individuelle talenter af administrative medarbejdere. Mens nogle processer vil variere afhængigt af top managements behov og størrelsen af dit kontor, kan du implementere grundlæggende teknikker til at få et glattere løbende og mere effektivt kontor.
Forøg effektiviteten. Implementere en præstationsorienteret tilgang til aktiviteter. Organiser daglige og ugentlige opgaver med fokus på højtydende frem for færdiggørelsen af lange lister over opgaver.
Strukturere og integrere kontorets vigtigste administrative aktiviteter blandt ledende medarbejdere. Opgive ledende medarbejdere med at styre omkostningsrapporter og tilbyde administrativ støtte til et eller flere ledelsesmedlemmer i stedet for hele kontoret.
Delegere administrative opgaver, som f.eks. Åbning af mail, telefonsvarer og typing til administrativt personale på administrativt niveau, herunder administrative assistenter, sekretærer og praktikanter.
Shore up aktiviteter, der ikke gavner hele organisationen.Undgå aktiviteter, der ikke stemmer overens med de mål, der er fastsat af øverste ledelsespersonale. For eksempel, udlægge praksis med at planlægge sidste minut personlige rejsearrangementer eller delegere opgaven til en lavere medarbejder, der kan hente og slippe opgaver uden at det påvirker arbejdsgennemstrømningen negativt.
Gennemfør ledelsens ønske om forandring. Nedskæring er ofte en nødvendig komponent til ændring i et administrativt kontor, især hvis en administrativ afdeling ikke arbejder sammenhængende for at gavne hele organisationen. Et kontor, der er fuld af executive assistenter, som arbejder individuelt for at imødekomme de krav, der stilles til ledende medarbejdere, uanset organisationens behov, er et eksempel.
2016 Lønoplysninger til sekretærer og administrative assistenter
Sekretærer og administrative assistenter tjente en gennemsnitlig årsløn på $ 38.730 i 2016, ifølge U.S. Bureau of Labor Statistics. I den lave ende tjente sekretærer og administrative assistenter en 25 percentile løn på $ 30.500, hvilket betyder 75 procent tjent mere end dette beløb. Den 75. percentile løn er $ 48.680, hvilket betyder 25 procent tjener mere. I 2016 var 3.990.400 mennesker ansat i USA som sekretærer og administrative assistenter.
