Protokoller fra medarbejdermøder giver en skriftlig oversigt over de trufne beslutninger, drøftede spørgsmål, afgivne stemmer, opgaver og andre forhold, der berører personalet. Det er vigtigt at indfange mødet samt drøftelsens kerne. Du behøver ikke optage hvert ord, der tales under mødet, men du skal kunne give deltagerne en præcis oversigt over mødet.
Elementer du skal bruge
-
Værktøjer til notering
-
optager
Forbered dig på mødet ved at besøge lokalet for at vurdere, hvor du skal sidde for at få det bedste udsigtspunkt og finde stikkontakter, hvis du har brug for dem. Se de foregående minutter for at få dig til hurtigere, hvordan minutter blev optaget i fortiden.
Få en kopi af dagsordenen for at hjælpe dig med at organisere minuterne efter emne. Få en liste over de inviterede deltagere og bekræft deltagerne ved at bede dem om at logge ind, når de deltager i mødet.
Bemærk datoen og klokkeslættet for mødet. Skriv hver bevægelse som den blev præsenteret, ord for ord. Optag de afgivne stemmer og hvor mange stemte for, imod og afstod. Indsæt navnet på motion-maker og hvem sekunder bevægelsen.
Brug punktposter til at fremhæve vigtige diskussionsemner som budgetter, valg eller planlægning af virksomhedens begivenheder. Bemærk de fordele og ulemper, der blev opdraget under diskussionen, og hvem der lavede hver erklæring. Indvikle hvert diskussionsemne med resultatet, som vil være en bevægelse og stemme, en opgave til at undersøge emnet eller en udpeget handling.
Skriv protokollen i et klart, letlæseligt format for at gøre dem nemmere at følge. Find apps og værktøjer, der allerede er oprettet for at gøre minutoptagelsen mere effektiv. Disse kan findes på websteder som onenote.com, hvis du bruger Windows. Tjek evernote.com for at skrive værktøjer, agreedo.com til notatoptagelser og minutdelingsværktøjer, og Google docs til at møde minutsmaler og nemme måder at dele minutterne på.
Skriv protokollen så hurtigt som muligt efter mødet, mens diskussionerne stadig er friske i dit sind, helst inden for 24 timer. Skriv i den tredje person hele vejen igennem.
Send et udkast til chefen eller den tilsynsførende, der var formand for mødet til revision, inden du sendte minutter til resten af deltagerne. Lav rettelser og send en kopi til alle deltagere på mødet. Vedhæft passende dokumenter som f.eks. En kopi af et budget, en aktionsobjektliste eller en liste over kontaktnumre.
Tips
-
Opret en skabelon for at forenkle minutoptagelsesprocessen. Brug det igen og igen, når du tager personale minutter.
Brug en optageenhed, hvis du er bekymret for nøjagtighed. Fortæl deltagere, de optages, før du tænder optageren.
Advarsel
Frygt ikke, når du mister diskussionen eller ikke forstår et punkt, der er gjort. Når du bliver forvirret, stop sagen og bede om præcisering for at sikre, at du rapporterer nøjagtigt.
