Det er vigtigt at vide, hvordan man skriver et velformuleret forretningsbrev. Hvis du ansøger om et job, anmoder om et møde eller sender et forslag, vil du sikre dig, at du har brugt det rigtige brevformat, og at dit brev er fejlfrit og klart skrevet. Du vil også sikre dig, at den når den rigtige person. En god måde at gøre dette på er at tilføje en "opmærksomhedslinje" til dit brev.
Hvor går opmærksomhedslinjen?
Et formelt forretningsbrev starter med dit navn og adresse i øverste venstre hjørne, derefter datoen og derefter modtagerens adresse. Hvis du beslutter dig for at inkludere en opmærksomhedslinje, skal du indsætte den lige efter den anden adresse.
En opmærksomhedslinie er forskellig fra en emnelinje. En opmærksomhedslinje leder brevet til en modtager ved enten at bruge deres fulde navn eller deres titel. Det er mest hensigtsmæssigt at bruge en opmærksomhedslinje, når du kun kender modtagerens titel og ikke deres fulde navn.
En emnelinje på den anden side erklærer hensigten med brevet. Lejlighedsvis er disse nyttige, hvis du ikke kender modtagerens navn eller titel. Derefter kan du bruge en emnelinje som Emne: Ansøgningsbrev til en marketingintern.
Eksempel på en opmærksomhedslinie
Layoutet for et forretningsbrev med en opmærksomhedslinje ser sådan ud:
Eksempel:
Dit navn
Din adresse
Dit telefonnummer
Dags dato
Selskabets navn
Virksomhedens adresse
OBS: Direktør for Marketing
Brevet ville følge.
Når du har brug for en opmærksomhedslinje
Der er nogle få grunde til, at en opmærksomhedslinje er en god idé til et forretnings brev.
- Du kender ikke navnet på den person, der skal modtage brevet, men du kender hans eller hendes titel. I dette tilfælde vil opmærksomhedslinjen kun indeholde titlen. OBS: Direktør for Marketing
- Du vil have brevet sendt til en bestemt person i et firma.
- Du vil have brevet til at nå modtageren hurtigere.
Når en opmærksomhedslinje er unødvendig
Advarselslinjer er mest nyttige, hvis du ikke kender navnet på den person, der skal modtage dit brev. Så er det logisk at skrive Attention: Marketing Director. Det ville se fjollet at skrive Dear Director of Marketing. En opmærksomhedslinje er mere fornuftig, når du bruger titlen alene.
Når du kender modtagerens fulde navn og titel, er det standard at udelade opmærksomhedslinjen og blot medtage deres navn og titel både i virksomhedens adresselinje og i hilsen.
Eksempel:
Dit navn og din adresse
Dato
Barry Botts
Direktør for markedsføring
Navn og adresse på virksomheden
Kære Mr. Botts:
Brug kun opmærksomhedslinjer, når det er nødvendigt. De er ikke standard praksis, men kan fungere godt, hvis du ikke kender en modtager navn, men kender deres titel.
