Effektivisering af en indkøbsproces kræver oprettelse af specifikke indkøbstrin for at minimere tiden mellem, hvornår en person anmoder om et emne, og når han modtager det. Baseret på din nuværende købsproces kan du strømline dit system ved at ændre hvem der er involveret, give mere indkøbsmyndighed og etablere specifikke leverandørpolitikker.
Identificere svagheder
Det første trin i strømlining af din indkøbsproces er at identificere, hvorfor du vil gøre det. Du kan være overforbrug. Dine medarbejdere kan være mindre produktive, fordi de skal vente på det udstyr, de har brug for. Dine kunder kan være utilfredse, fordi du ikke kan få materialer hurtigt nok til at opfylde ordrer. Dine former eller endda manglen på effektivt papirarbejde kan forårsage flaskehalse. Når du ved, hvad dine indkøbsproblemer er, kan du undersøge din proces for at se, hvad der kan forårsage problemet.
Centralisere eller decentralisere
En måde at strømline din købsproces på er at centralisere det med en person eller afdeling. I stedet for at have en medarbejder, gå til hendes institutleder, hvem der så går til den øverste driftsleder, hvem derefter går til økonomichefen, tillader medarbejdere at indsende anmodninger direkte til en indkøbsgiver. Dette kan reducere den tid det tager at få køb godkendt, fordi en person er ansvarlig for tidslinjen.
Hvis du allerede har denne type centraliseret købsproces, kan dette dog være dit problem. Dette kan ske, når indkøbsgiveren er overvældet med anmodninger, hun skal undersøge. Hvis dette er tilfældet, overvej at have afdelingschefer godkende køb først, som de derefter sender til finansafdelingen. For at få det bedste ud af denne type system, lav en "forfaldsdato" for alle dine formularer for at sikre, at alle involverede ved, hvornår en ordre forfalder og ved, at de vil blive holdt ansvarlige.
Forøg indkøbsmyndigheden
En anden metode til effektivisering af indkøb er at give flere medarbejdere autoriteten til at foretage indkøb. Dette kan føre til overforbrug, hvis du ikke indstiller bestemte parametre, f.eks. Hvilke varer og tjenester en bestemt medarbejder kan købe, en dækning af mængden af køb, han kan lave, og hvilke leverandører han kan bruge. Overvej at tillade medarbejdere autoriteten til at foretage mindre indkøb, især regelmæssige, der normalt godkendes, såsom kontorartikler. Hvis du kan styre virksomhedernes kreditkortbrug af de enkelte medarbejdere, skal du udstede kort til medarbejdere med købsmyndighed, så de kan lave online, mursten og mørtel eller telefonkøb uden at skulle anmode om et check eller kreditkortkøb fra regnskabsafdelingen. Opret strenge virksomhedspolitikker for brug af virksomhedskortkort.
Forhåndsgodkendelse af leverandører
Hvis medarbejderne skal undersøge og bekræfte leverandører hver gang de foretager et køb, opretter du en liste over godkendte leverandører, de kan bruge. Dette hjælper med at sikre, at du arbejder med leverandører, du kender, og kan skabe volumenkøb, der kan føre til leverandørrabatter. Opret et indkøbssystem med godkendte leverandører, så de ikke behøver at køre en kreditrapport om dig hver gang en medarbejder foretager et køb. Giv sælgerne en liste over medarbejdere, der kan foretage indkøb, eller brug en virksomhedskøbskode, du giver til at vælge medarbejdere. En anmodning om forslagsformular eller skabelon, som dine medarbejdere kan bruge, når de skal have flere bud på et job, vil strømline processen ved at eliminere behovet for medarbejdere til at oprette buddokumenter.
Forbedre købsplanlægning
Hvis du ved på forhånd, skal du købe specifikke varer og forsyninger, planlægge disse køb i langsom tid hos din virksomhed i god tid. Dette kan medvirke til at reducere køb, der går tabt i et hav af papirarbejde, der kræver forespørgsler på afdelingsniveau og fremskyndede anmodninger. Har dine afdelingschefer indsendelse kvartalsvise købsforespørgsler, inklusive leveringsdatoer, og få din indkøbsagent til at oprette en kalender for køb.
