Så mange virksomheder er afhængige af receptionisten for at indstille tonen til dem, men de bruger mindst den mindste tid på at udfylde denne særlige stilling, idet de fokuserer i stedet på de "professionelle" medarbejdere.
En bestemt type person er beregnet til at mødes og hilse på klienter og telefonsvarer. Den medarbejder, der aldrig har en dårlig ting at sige om nogen, er venlig og optimistisk og elsker at behage folk er bedst egnet til denne stilling.
En god receptionist vil svare telefonen med en unik flair, understreger et bestemt ord. Telefonen skal besvares med et smil på ansigtet og ægte interesse for, hvad personen i den anden ende har at sige. Kontorer er så ofte afhængige af telefonsvarer. Det er en sikker måde at miste ud på en glad, venlig, levende stemme på den anden ende af linjen.
Du har brug for en receptionist, der vil klæde sig for at imponere dine kunder og stolthed i hans eller hendes kontorområde.
Det er vigtigt for en god receptionist at være en buffer for medarbejderne. Hvis en person på personalet er ekstremt travlt, skal receptionisten vide det. En receptionist, der er informeret, kan hjælpe medarbejderne med at undgå unødvendige drop-ins i sidste øjeblik uden at nægte lovlige aftaler.
Det er hensigtsmæssigt for en receptionist at påberåbe sig en diskussion med kunderne, så længe det ikke er kontroversielt. Du ønsker ikke, at din klient antager receptionistens filosofi, der afspejler virksomheden som helhed. Generelle spørgsmål og små talemner er fine.
Receptionisten bør være en udvidelse af dit marketing team. At holde styr på vigtige datoer, udlevere oplysninger, som du vil have din klient at vide, men give det ud på en måde, der gør din klient føle sig speciel, er en gave, og en god receptionist vil have det.
Receptionisten skal sørge for, at selskabets brochurer ligger ved kaffebordet og holde kaffekande fuld og frisk, slikskålen er lastet, og klienterne bevæger sig gennem receptionen jævnt.
Hvis du ikke har oprettet en fælles kalender, så har receptionisten adgang til at se planlagte aftaler, det ville være en god idé at få det til at ske. Du kan gøre det nemt, hvis du er i netværk Bare lad receptionisten være i dit netværk. Hvis dit e-mail-system ikke tillader det, kan du oprette en kalender på internettet og bede alle om at sende aftaler, receptionisten skal vide om på webstedet.
