Den bedste praksis for en organisation kaldes ofte politikker og procedurer. En politik er det overordnede, overordnede grundlag for en beslutning. En procedure forklarer, hvordan man gør noget. For eksempel ville en politik være at behandle en kunde med respekt. Den tilsvarende procedure er at hilse kunden ved hjælp af deres for- og efternavn. For nye og eksisterende medarbejdere er politikkerne og procedurerne ofte online, hvilket gør det lettere at holde dem opdaterede og aktuelle.
Identificere jobroller, der er ansvarlige for opretholdelsen af politikker og procedurer. Ofte er dette ansvar forpligtet til en kvalitetsanalytiker eller en forretningsanalytiker.
Gennemgå den nuværende politik eller procedure for ændringer. Hvis enten skal ændres, skal du bruge et sprog, der er kortfattet. Skift politik / procedure titler og centrale punkter i overensstemmelse hermed. Sørg for, at både politikken og proceduren er faktiske.
Udfør proceduren som den forklares eller giv den til en anden medarbejder for at udføre proceduren. Hvis der mangler trin eller antagelser i proceduren, skal du tilføje disse trin, afklare eventuelle antagelser og gøre proceduren igen.
Revision politik og procedurer en gang hver anden måned. Vælg procedurer, der bruges hyppigt og ikke så ofte.
Rådgive de berørte grupper om ændring af politik / procedure.
Tips
-
Brug så vidt muligt skærmbilleder til at give en trinvis illustration for at vise, hvordan en handling udføres. Når en politik / procedure opdateres, skal du inkludere revisionsdatoen. Revisionsdatoen holder alle orienteret om ændringerne og sikrer, at de har den nyeste version.
Advarsel
Brug ikke akronymer eller jargon uden at forklare dem fuldt ud. Dobbeltkryd politik og procedure for nøjagtighed.
