Du vil have dine medarbejdere til fordel for ferie tid efter eget valg, men det er dit job at sikre, at du har medarbejdere i alle afdelinger hele året, så normal forretning kan fortsætte. Den eneste måde at koordinere medarbejderferier er at oprette en mesterferiekalender. Du kan bruge en række softwareprogrammer online eller på din computer til at sammenligne tidsplaner og ordentligt styre medarbejdernes ferietid. Du kan også holde en papirkalender, hvis du foretrækker den metode.
Elementer du skal bruge
-
Kalenderprogram
-
Kalender skabelon
Elektronisk kalender
Naviger til den valgte kalender software på din computer eller internettet. Der findes flere programmer til oprettelse af en elektronisk kalender, herunder tekstbehandlingsprogrammer, kalenderprogrammer eller onlineprogrammer.
Vælg indstillingen for at tilføje en ny kalender, og tilføj et navn til virksomhedens mesterferiekalender. Gem det på din harddisk eller til den ønskede placering på dit netværk eller Internet baseret på softwarevalg. Bloker eventuelle dage eller uger, at medarbejderne ikke kan tage ferier eller informere ledere af denne mulighed.
Opret profilerne for dit valgte software, der bestemmer de rettigheder og muligheder, som folk har. For eksempel kræver du og din sikkerhed globale administrative rettigheder for at foretage alle ændringer, men ledere må kun tilføje begivenheder med start og stop gange, som du senere godkender. Tilføj brugere og deres brugernavne til programmet og vedhæft den rigtige profil til dem. Lad ledere oprette deres individuelle adgangskoder, eller tilføj en generisk, som de kan ændre. Endelig, for at gøre kalenderen tilgængelig for alle medarbejdere, skal du oprette en profil og et kodeord med kun visningsindstillinger, som enhver medarbejder kan bruge. Hvis du har mange medarbejdere, kan du oprette flere generiske brugere og adgangskoder, der har visningsindstillinger.
Lav en elektronisk skabelon, som medarbejdere kan bruge til at anmode om ferie tid fra deres ledere. Tilføj et sted for deres lederens godkendelse. Du kan gøre denne skabelon fra et tekstbehandlings- eller regnearksprogram. Gør denne skabelon tilgængelig for alle ledere at give deres medarbejdere, når de skal anmode om ferier.
Kræv afdelingschefer at godkende ferieanmodninger fra medarbejderne. Har lederen skrive ferieanmodningerne i den elektroniske kalender, men send dem en kopi af den godkendte ferieanmodning til dig. Nogle virksomheder kræver, at ledere fremsender disse anmodninger, da de kommer ind, mens andre kan kræve opdateringer af ferieanmodninger til kalenderen på en bestemt dag i ugen. Gennemgå og godkend de tilføjede ferier som nødvendigt.
Udskrive en kopi af mesterens feriekalender med jævne mellemrum og indsæt den i medarbejderstue, køkken eller pauserum.
Hold styr på alle ferieforespørgsler for at sikre, at medarbejderne har tid på bøgerne til ferie. Udskrive godkendte ferieanmodninger og gem en kopi i deres personaledata. Videresende en elektronisk kopi af ferieanmodningen til lønningsliste for deres optegnelser.
Papirkalender
Download en gratis kalender fra internettet eller vælg en kalenderskabelon fra dit valgte softwareprogram. Udskriv en kopi af denne kalender. Du kan også få blanke kalenderskabeloner fra kontorforretninger, hvis det er nødvendigt. Indlæg kalenderen på en central placering, såsom kontorkøkken, pauserummet eller i postrummet.
Bloker for uger hvor medarbejdere ikke kan tage ferie. Du kan gråte ud af disse områder eller lægge en stor X på de dage, som medarbejderne ikke har lov til at tage afsted.
Kræv medarbejdere til at skrive ned deres tidsbegrænsede anmodninger og videresende dem til deres leder for godkendelse. Når chefen godkender, sendes anmodningen til dig. Kontroller derefter kalenderen for at sikre, at alle områder af din virksomhed har det nødvendige antal medarbejdere, før du godkender tidsbegrænset anmodning.
Tilføj de godkendte ferier til virksomhedskalenderen efter behov. Videresende godkendte ferieanmodninger til lønningsliste og opbevar en kopi til medarbejderens personaledatabase.
Tips
-
Inden du etablerer en virksomheds ferie kalender review virksomhedens politik og procedure sektion for ferier. Hvis du ikke har en, skal du oprette politikken og procedurerne for at anmode om ferier efter de procedurer, der er valgt til elektroniske eller papirkalendere.
Sørg for, at politikken indeholder oplysninger, der angiver anmodninger, er underlagt ledelsens godkendelse og ledig ferie tid. For at afklare eventuelle problemer med politikken vil du muligvis inkludere et sprog, der afgrænser en førstegangs-førstegangsgrundlag for retfærdighed, men angiver, hvornår flere ansatte ansøger om fridage i samme periode på samme tid, er ferier tildelt af anciennitet.
Medtag tidsbegrænset anmodningsformular i procedurafsnittet i medarbejderhåndbogen. Videresende opdaterede kopier til brug i manualen efter behov.
Advarsel
Gennemgå din politik og procedurer for at sikre, at de overholder statslige og føderale love. Mens virksomheder ikke er forpligtet til at give medarbejderferier, skal de, når de gør det, overholde føderale og statslige love i programmets administration.
Medtag et ferieopgørelsesskema i politikkerne, så medarbejderne forstår, hvor meget ferie de har ret til i deres års tjeneste.
