Mange mennesker kryber, når de hører, at de skal deltage i et forretningsmøde. De er bange for, at det vil være spild af tid, der begynder sent og ikke gør noget, eller at det vil blive domineret af en eller to personer. Disse almindelige problemer kan undgås ved at bruge korrekt forretningsmøde etikette. Etiquette regler giver dig mulighed for at køre mødet mere effektivt og for at sikre, at det er produktivt.
Dagsorden
Lav en dagsorden før mødet og distribuere det til alle, der er inviteret til at deltage. Dette vil give folk mulighed for at afgøre, om de virkelig skal være til stede på mødet. Ellers kan nogen komme op og opdage, at dagsordenen ikke er rigtig relevant for ham eller hende. Dagsordenen er også en neutral berøringspunkt for at holde mødet fokuseret. Hvis diskussionen begynder at vandre, kan du sige noget som: "Ifølge dagsordenen skal vi tale om, hvad vi har brug for til introduktionen af nye produkter. Lad os komme tilbage til det emne."
Tidsplan
Planlæg nok tid til mødet til at give dig mulighed for at udføre punkterne på dagsordenen uden at bede deltagere om at gøre for store af en tidsforpligtelse. Start mødet straks for at belønne de mennesker, der viste sig i tide. Hvis du bliver vant til at starte sent, vil dette belønne folk, der sædvanligvis opstår et par minutter forbi den udpegede starttid. Hvis du har et ry for at starte med tiden, vil folk lære at dukke op på det rigtige tidspunkt for at undgå ubehag at gå ind, når mødet allerede er startet.
Afslut mødet på det angivne tidspunkt. Dette viser respekt for andres tidsplaner, da nogle af dine deltagere måske har planlagt andre forpligtelser efter mødet. Hvis der er ufærdige forretninger, planlæg et andet møde.
Deltagelse
Opmuntre deltagelse af alle i rummet og opretholde et sikkert miljø for input. Folk kan være bange for at tale op, hvis de tror, at en eller to dominerende kolleger straks vil skyde dem ned. Gennemfør en regel om "Kun én person taler ad gangen" og håndhæve det strengt. Hvis nogen forsøger at afbryde, siger: "Dette er Sherrys tid til at tale. Husk, vi var alle enige om, at ingen ville afbryde, når en anden taler." Hvis nogle deltagere stadig er tilbageholdende med at give input, kan du prøve en metode som at gå rundt i lokalet for at få hver persons feedback på emnet ved hånden. På den måde behøver en genert person ikke at bekymre sig om at finde den rigtige tid til at tale.
Konklusion
I slutningen af mødet opsummerer, hvad der blev drøftet, og eventuelle beslutninger. Bekræft eventuelle handlinger, de personer, der skal håndtere dem og fristerne. Dette giver deltagerne en chance for at tale, hvis de ikke er enige med resuméet. Hvis alle er på samme side, skal du bruge resuméet til at oprette mødenotater og sende dem straks. De bør ikke gå ud senere end dagen efter mødet.
