Erhvervsrapporter placeres ofte i en holdbar plastisk binding eller bundet ved hjælp af en spiral eller kam-binding for at sikre, at de holder op til flere læsere. Rapportformatet, som forretningsfolk bruger til bundne rapporter kaldes "manuskriptformat." En rapport i manuskriptformat indeholder flere sektioner: en titelside, et transmissionsbrev, en indholdsfortegnelse, et resumé, en introduktion, en baggrund for problemet eller situationen, en diskussion, en løsning, en konklusion, et værk citeret, og bilag.
Start rapporten ved at oprette en titelside. Titelsiden kan formateres på flere forskellige måder, men den skal indeholde titlen på rapporten, navnet på forfatteren, modtagerens navn og datoen.
Opret brev af transmittal. Selvom rapporten kan have flere modtagere, sendes brevebrevet til lederen af udvalget eller den højest placerede person. Transmissionsbrevet introducerer opgaven og dækker de vigtigste punkter. Dette fungerer som et sammendrag for modtageren af rapporten.
Skriv rapportens krop, begyndende med introduktionen. Introduktionen beskriver formålet med rapporten, det problem, du diskuterer og omfanget af problemet. F.eks. Hvis emnet i rapporten er manglen på parkering på din arbejdsplads, ville du beskrive parkeringsproblemet, årsagen til din virksomhed skal løse problemet og hvilke parkeringspladser du diskuterer.
Opret en sektion kaldet baggrund og formål, der vil diskutere alle relevante baggrundsoplysninger. Modtageren af rapporten kan allerede være opmærksom på disse oplysninger, men herunder det vil give resten af udvalget et grundigt overblik samt vise din viden om emnet. For parkeringens eksempel kan du diskutere, at partierne var passende, da du startede, men siden virksomhedens fusion i 2004 har de nye medarbejdere haft problemer med at finde parkering.
Skriv et afsnit, der diskuterer de forskellige løsninger på problemet. Ledelsen vil gerne informere om alle mulige løsninger eller alle mulige årsager i tilfælde af en analytisk rapport til problemet. Dæk hver løsning eller årsag i detaljer og fremlægge bevis for hver.
Beskriv den bedste løsning eller den mest sandsynlige årsag. Hvis du fortaler en løsning, skal du give et budget og en tidslinje for løsningen, så ledelsen har et klart billede af alle de penge og arbejde, der er involveret i implementeringen af løsningen. Hvis du beskriver en mest sandsynlig årsag, skal du forklare, hvad det kan tage for at rette op på årsagen.
Skriv en konklusion, der opsummerer rapporten, og gentager behovet for at gennemføre din bedste løsning eller adressere den mest sandsynlige årsag. Giv aktionsoplysninger, såsom relevante datoer for møde for at stemme om løsningen eller anden mødeinformation.
Opret en værk citeret sektion, der indeholder alle dine kilder. Dette gør det muligt for ledelsen at læse mere om problemet eller for at bekræfte dine fakta.
Anbring eventuelle bilag, såsom en kopi af en undersøgelse eller en detaljeret skema, i slutningen af rapporten.
Opret sammendrag efter at rapporten er skrevet. Derefter anbringes resuméet direkte bag indholdsfortegnelsen i rapporten. Sammendraget skal være ca. 1/10 af rapportens længde og skal være et omfattende overblik over hele rapporten. Formålet med resuméet er at give et grundigt resumé af hele rapporten til udvalget.
Skriv indholdsfortegnelsen sidst, men læg det bag transmissionsbrevet. Når du er færdig med rapportens krop, skal du skrive alle de store overskrifter og underpositioner og placere dem på indholdsfortegnelsen sammen med deres sidetal.
Indbind rapporten. Hvis din rapport kun læses en eller to gange, vil et klart plastikdæksel med et glidebindemiddel se professionelt og være holdbart nok til et par anvendelser. Hvis din rapport skal være mere holdbar, skal du tage den til en kopi butik og bede om at få den bundet. Kopibutikken kan lægge et højkvalitets plastikdæksel på rapporten og indsætte en binding på den. Et kambinder er en passende, billig løsning, men en spiralbinding vil være det mest holdbare og attraktive valg for kun få dollars mere.
