Effektive kommunikationsplaner giver værdier til organisationer og gør ofte forskellen mellem succes og fejl i programmer. Men hvad er en effektiv kommunikationsplan? Kommunikation defineres som "en proces, hvormed information udveksles mellem enkeltpersoner gennem et fælles system af symboler, tegn eller adfærd." Effektiv kommunikationsplanlægning hjælper med at overvinde forhindringer ved at oprette et fælles sprog og ramme meddelelsen. Disse planer hjælper med at organisere et nøglemeddelingshierarki og fastlægge specifikationer om dit publikum hvad angår timing og levering.
Planlægger at kommunikere effektivt
Effektive kommunikationsplaner sætter scenen til styring af meddelelsen, opnåelse af resultater og måling af succes. Planerne identificerer grundlæggende for hvem, hvad, hvor, hvor, hvorfor og hvordan for ethvert kommunikationsprojekt, program eller virksomhed. Oprettelse af en plan tvinger dig til at tænke over dine mål og foregribe reaktioner, herunder barrierer, inden du går offentligt. En kommunikationsplan fokuserer også din indsats ved at give kontekst, sætte prioriteter og udvikle tilpasning. Det giver dig mulighed for at udvikle en sammenhængende besked, som bygger momentum og er skræddersyet til det anvendte medie.
Opbygning af planen
Mens kommunikationsplanerne varierer i størrelse, afhænger det af deres omfang og formål, at nogle nøgleelementer omfatter: Analysér situationen. Hvad er problemet eller muligheden der findes? Hvordan ændrer industrien eller virksomheden sig? Lancerer du noget nyt? Har du undersøgelsesdata eller undersøgelsesdata? Er det en nødsituation eller krisesituation? Er økonomiske eller politiske faktorer relevante? Hvad er historien? Identificer primære og sekundære målgrupper. Hvad er størrelsen af dit publikum? Hvad er deres kendskab til situationen? Hvordan vil de blive gennemført? Er de modtagelige? Streamline meddelelsen. Hvorfor har de brug for denne besked? Har du indflydelse på dit publikum? At bede dem om at handle? Vil de modstå det? Er der lag til meddelelsen? Bestem distributionen. Hvordan kommer du til dit publikum? Kan grupper hjælpe dig med at kommunikere denne besked? Hvilke medier passer til din besked? Hvor hurtigt skal det gå ud? Hvad er dit publikums præference? Sætte mål. Hvad forsøger du at opnå? Hvordan vil du vide, om du opnår det? Er det målbart? Hvor lang tid skal det tage? Hvad er dit budget? Mål resultaterne. Har du nået dine mål? Er der behov for næste skridt? Har du brug for at måle over en periode?
Typer af kommunikationsplaner
Afhængigt af din virksomhed findes kommunikationsplaner normalt på forskellige niveauer i organisationen. Fra virksomhedens synspunkt fokuserer planen på vision, mission og strategier i virksomheden. Det kan også omfatte branding af den overordnede organisation. På et produktniveau kan kommunikationsplaner hjælpe med at lancere et produkt, udvide en produktlinje, bygge et brand eller øge markedsandelen. PR-gruppen søger om, hvad der er nyhedsværdigt og hvordan man bruger medierne til at nå flere markeder. Det kan også omfatte krisekommunikation samt fællesskabsrelationer. I menneskelige ressourcer er fokus på medarbejderkommunikation. Hvordan kan vi videresende information til vores medarbejdere om strategier, programmer, ændringer og træning? For investorrelationer er målet at opnå økonomisk interesse i virksomheden, opbygge omdømme i det pågældende samfund og øge ratings.
Få ordet ud
Med mediernes vækst har kommunikatørerne mange valgmuligheder, men at vide dit publikum er kritisk. Spørg dine markeder, hvad de bruger ofte. Bestem, hvad din besked kræver. Er det presserende? Har du brug for feedback? Opbygger du et fællesskab? Hver af disse ville føre til et andet distributionssystem. I mange tilfælde er mere end et kommunikationsmiddel nødvendigt for at sikre, at meddelelsen når dit marked. Fælles distributionskanaler omfatter: E-mail-møder Sociale medier (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Websites / blogs Nyhedsbreve / nyhedsbreve Præsentationer Pressemeddelelser Brev Publikationer Manualer Uddelinger Tv Radio Videoer Webinars / webcasts Træningssessioner
Road Blocks til effektive kommunikationsplaner
En nøglefaktor i ineffektiv kommunikation er forskellen i, hvordan vi snakker, læser og tænker. Vi taler på omkring 100 ord om et minut, læser på omkring 200 ord et minut, men vores tanker arbejder på mere end 500 ord om et minut. Det betyder, at vi let kan blive distraheret. Hertil kommer vores voksende liste over indgående e-mails, det stigende antal traditionelle og online medier kilder og vores tilsyneladende endeløse møder. En effektiv plan skal håndtere disse problemer ved at indsamle viden om dine specifikke interessegrupper, få feedback og anvende disse data til at udvikle effektive meddelelser. Det betyder ofte at levere den besked i mange formater over tid.
