At få til opgave at tage minutter på et møde ses af nogle mennesker som en taknemmelig opgave.Imidlertid er det ikke kun nyttigt for mesteren at tage effektive mødemøder for deltagerne at forstå problemene, diskutere og acceptere handlinger, men det kan også hjælpe andre, der ikke var ved bordet i deres beslutningstagning. Underskud ikke kraften og effektiviteten ved at lære at beherske denne skrivefærdighed.
Elementer du skal bruge
-
Møde agenda
-
Liste over deltagere
-
Pen eller blyant
-
Notesblok eller bærbar computer
-
Lydoptagelsesenhed (valgfri)
Start dine møde minutter øverst ved at skrive navnet på mødet, placeringen, datoen og klokkeslættet, som det blev afholdt.
Liste de inviterede deltagere, der er til stede ved deres navn, titel og afdeling, de repræsenterer sammen med de inviterede, men ikke til stede. Angiv også navnene på inviterede gæstens højttalere eller præsentanter.
Opret et underafsnit for hver dagsorden og tag noter, da diskussionen vedrører det pågældende emne. Skriv ned nøglediskussion og prøv så, hvor det er muligt, at angive personens navn i forbindelse med eventuelle vigtige punkter.
Efter diskussion om emnet skal du skrive ned enige aftalte næste trin eller beslutninger om denne dagsorden for at inkludere anbefalede handlinger af hvem, forfaldsdato, ansvarlige personer eller afdeling for gennemførelse mv. Dette er den mest kritiske del af minutoptagelsen behandle, da eventuelle handlingsplaner fra mødet vil blive afledt af dette afsnit.
For eventuelle problemer eller diskussionspunkter, der er rejst, men ikke løst, skal du føje dem til et særskilt afsnit på dine minutsider, der er mærket "Uopløseede problemer". Mødedeltagere kan se disse senere, og mødesværten kan derefter beslutte, hvordan man bedst kan håndtere opløsningen af disse elementer.
I slutningen af protokollen skal du skrive det aftalte næste mødedato, tidspunkt og sted sammen med andre oplysninger, som er nødvendige for deltagernes kendskab til forberedelsen til næste møde.
Endelig sørg for alle inviterede deltagere, om de er til stede eller ikke modtager en kopi af protokollen. Det er en god tommelfingerregel at forsøge at fordele minutterne inden for 24 til 48 timer efter mødet. På den måde, hvis noget er unøjagtigt eller nogen er misquoted, kan den rettes, mens den er frisk på hver deltageres sind.
Tips
-
Det er vigtigt at have en nøjagtig liste over dem, der er til stede, da det kan være vigtigt at vide senere, hvem der var til stede og deltog i at lave nøglebeslutninger i mødet. Husk altid at skrive både dit navn og den dato, du tog protokollen sammen med filen navne sti hvor minutterne kan findes, hvis de gemmes elektronisk på en computer.
Advarsel
Det er ok at tage stenografi, men prøv ikke at omskrive eller blande dine egne ord, kommentarer eller meninger om, hvad du synes, nogen sagde, følte eller tænkte - skriv protokollen, som personen sagde det.
