Når du skal opdatere en træningsmanual, forretningsproces eller håndbog, er det perfekte køretøj et træningsnotat. Memo-formatet giver dig mulighed for at målrette modtagere og inkludere rettidig opfølgningsinformation, og det er især nyttigt i situationer, hvor der er tilføjet nye juridiske overvejelser eller nødvendige trin til en eksisterende proces. Ved at følge nogle få enkle trin kan du sikre dig, at dit notat kommunikerer dine ideer tydeligt og kortfattet, samtidig med at du undgår almindelige faldgruber.
Identificer dit publikum. Dette vil hjælpe dig med at inkludere de mest relevante oplysninger til dit notat. For eksempel, hvis du skriver for at forklare, hvordan du bruger den nye kopimaskine på tredje sal, skal du ikke sende notatet til alle medarbejdere i bygningen. Eller hvis en ny lov vil påvirke, hvordan affidavits er taget i et advokatkontor, behøver du ikke at medtage vedligeholdelsesholdet.
Indsæt dit emne. De første par linjer skal lade dine læsere vide, hvorfor dette notat er vigtigt for dem. Lad dem vide, hvad den gamle proces var, eller hvilken aktuelle proces denne opdatering gælder for, samt årsagen til opdateringen.
Skitsere de nye trin eller krav. Brug kun et niveau af overskrifter og hold dine forklaringer kortfattede og fokuserede. Medtag de opdaterede oplysninger samt eventuelle tidligere trin eller processer, der ikke længere skal følges eller udføres.
Inkluder en tidslinje. Lad klart publikum vide, hvornår den nye politik træder i kraft. Hvis det er en øjeblikkelig ændring, angiv tydeligt, om der er nogen frist eller overgangsproces for den forudgående procedure. For eksempel, hvis der er en ny formular til at anmode om en fravær, så lad medarbejderne vide, hvad der vil ske med anmodninger, der allerede er behandlet.
Tæt med opfølgende trin. I slutningen af dit notat, lad dit publikum vide, hvad de skal gøre, hvis de har spørgsmål, der ikke er blevet besvaret i dit dokument. Dette kan omfatte et link til yderligere dokumentation eller et kontaktnummer, som de kan ringe til. Hvis dit træningsmemo er en del af en række opdateringer, skal du angive, hvornår den næste opdatering er klar.
Tips
-
Begræns dit notat til et primært emne. Brug anden person (dig) til at tale direkte med dit publikum.
