En ad hoc-rapport er en online forespørgselsforespørgsel, der sendes til en database. Brugeren indtaster en forespørgsel på computeren for at oprette en ad hoc-rapport, hvilket kan være lige så enkelt som at anmode om en liste over fakturaer for en bestemt måned. Databasen genererer resultaterne, hvilket afhænger af forespørgslen til rapporten. Oprettelse af en ad hoc-rapport afhænger af det anvendte databasesystem.
Start databasen på din computer. Dobbeltklik på skrivebordet ikonet for at åbne databasen.
Bestem, hvad din forespørgsel er. Dette bestemmer, hvordan du sender din anmodning. Når du åbner databasen, kan du få flere muligheder at vælge imellem, f.eks. Medlemmernes navne i din organisation, hvis du vil kompilere en liste over deres adresser og kontaktoplysninger, eller måske vil du kompilere en liste over Fakturaer skal sendes ud. Afhængigt af den anmodning, du ønsker at lave, skal du vælge det afsnit, der bedst passer til denne anmodning.
Markér afkrydsningsfelterne for at angive din anmodning. Hvis du har valgt faktura kategori på din database, kan du have valgmuligheder som måned, år, dag, type faktura eller service. Markér de felter, der gælder for at hjælpe dig med at begrænse din anmodning og få de oplysninger, du specifikt leder efter. Gå gennem databasemulighederne grundigt for at sikre, at du udnytter forespørgselsindstillingerne fuldt ud.
Kig efter en knap i databasen, der siger "Opret Ad Hoc Report" og tryk på den. Når du trykker på knappen "Opret ad hoc-rapport", kan du få yderligere muligheder afhængigt af dine databasefunktioner. For eksempel kan du muligvis angive den type information, du vil medtage i din ad hoc-rapport. Hvis du opretter en liste over medlemmer i din organisation eller opretter adresseetiketter, kan du vælge sektioner som navn, titel, postadresse, telefonnummer, medlemsstatus og e-mail-adresse. Det, du vælger, afhænger af formålet med din ad hoc-rapport.
Klik på "OK" eller "Opret ad hoc" for at indsende forespørgslen afhængigt af den database, du bruger. Databasen genererer et regneark eller en anden fil, der organiserer oplysningerne for den forespørgsel, du har anmodet om.
