At introducere dig selv ansigt til ansigt er ligetil, da der er en etableret konvention at følge. Du vil altid ryste hænder med din nye bekendtskab og fortælle hende dit navn. At nå ud via e-mail er vanskeligere. Hvad er den passende hilsen? Hvor formelt skal du være? Som med enhver virksomhedskommunikation er der visse regler, du bør følge for at holde din besked professionel.
Udarbejde en overbevisende emnelinje
Da din besked kan konkurrere med 500 andre i modtagerens indbakke, skal du oprette en emnelinje, der vil opmuntre modtageren til at åbne din e-mail. Nem her er, at nogen har henvist dig - "Jennifer Williams foreslog, at jeg kontaktede dig" - da fortrolighed kunne opmuntre din udsigt til at klikke igennem. Eller du kan nævne formålet med din email. "Spørg om din catering service" bør lokke modtageren til at klikke. Hold emnelinjen under 30 tegn, så den er læselig på en smartphone.
Brug en formel hilsen
E-mail er anerkendt som en mindre formel kommunikationsmetode end forretningsbrev, og du kan blive fristet til at informere modtageren uformelt, f.eks. "Hej David." Det er fint, hvis du kender personen eller arbejder i en uformel industri, men Det er ikke hensigtsmæssigt, hvis du mailer nogen i en konservativ industri som økonomi eller regeringen. Hvis du er i tvivl, "Kære Mr. Matterson" eller "Mr. Matterson "vil fungere fint.
Introducer dig selv
Giv dit navn, jobtitel og andre detaljer, som er relevante for modtageren. Dette er din mulighed for at gøre en menneskelig forbindelse med modtageren, for eksempel ved at nævne en skole, en arbejdsplads eller en industri, som du har til fælles. For eksempel kan du skrive, "Mit navn er Sonia Jindal. Jeg er en kollega med UCLA alum i grafisk design. "At nævne en fælles bekendtskab er et plus, da modtageren måske er mere modtagelig, hvis du er blevet henvist af en person, hun kender og stoler på.
Forklar hvad du vil have
Forklar hvorfor du skriver. Hold din besked tydelig og kortfattet for at undgå misforståelser. "Jeg arbejder for ABC Company, og jeg vil gerne fortælle dig, om en begivenhed, vi lancerer", er bedre end "Spændende nyheder om vores nye begivenhed!" Medtag et klart opfordring til handling ved at fortælle modtageren, hvad du vil ske Næste. For at planlægge et opfølgende opkald kan du for eksempel skrive: "Jeg vil gerne planlægge et opkald for at diskutere sagen yderligere, da der er stort potentiale for os at samarbejde. Skal mandag eftermiddag arbejde for dig?"
End med taknemmelighed
Tak modtageren for hendes tid og opmærksomhed. Emails, der slutter i taknemmelighed, modtager en stigning på 36 procent på gennemsnitlige svarfrekvenser. Gode muligheder inkluderer "tak på forhånd", "tak så meget for din tid" eller simpelthen "tak". Log af med dit navn og kontaktoplysninger.
Glem ikke at redigere
Sørg for at korrekturlæse din e-mail, før du sender den. Du har kun en chance for at få et første indtryk, og stavefejl kan få dig til at se uprofessionelt. Sørg for, at din grammatik også er velsmagende, og at du bruger fyldte sætninger og formel skrift, snarere end at bruge forkortelser og udtryk, du kan bruge sammen med venner, men ikke med en chef.
Det kan hjælpe med at udskrive brevet og læse det højt og hvis du har nogen omkring, så spørg en ven eller en familie om at læse det, du skrev også.
