Kontrol af kontanter i din virksomhed indebærer flittig bogføring og sikkerhed. I modsætning til US Small Business Administration er kontanttransaktioner mindre udsat for svig, gebyrer, venteperioder og betalingsfejl. På ulempen kan kontanter, der ikke kontrolleres godt, tiltrække større kontrol fra IRS og kriminelle fristelser fra medarbejdere og andre. Anvendelse af flere metoder til intern kontantkontrol kan hjælpe med at minimere risici.
Vetting medarbejdere
Kontantkontrol starter med folk. Medarbejdere, der håndterer kontanter eller kontantekvivalenter, herunder checks og kreditkortkort - bør undersøges grundigt. Strafferetlig kontrol, narkotika screening og verifikation af tidligere ansættelse kan være dele af vetting processen. Ifølge en Journal of Management og Marketing Research rapport om virkningen af kriminalitet på erhvervslivet, "Baggrundskontrol skal også indeholde en kredit historie rapport som nogle medarbejdere kan ty til svimlende selskabsmidler, når økonomiske pres fra narkotikamisbrug, utroskab, spil eller medicinske udgifter synes uoverstigelig."
Dokumentation af transaktioner
At holde kvitteringer for kontante transaktioner muliggør nøjagtig bogføring og opfylder IRS ved at oprette, hvad US Department of Commerce kalder et "ubestrideligt revisionsspor." Nummerede, todelt kvitteringer er ideelle, da de giver dig mulighed for at give en kopi af kvitteringen til din kunde og hold den anden kopi til dine optegnelser. Regelmæssig tælling af kasseapparater kan medvirke til at sikre nøjagtighed. Udskrivning af kalkulatorer og kvitteringsbøger kan også være nyttigt til dokumentation af kontanttransaktioner.
Segregating Pligter
En del af intern kontantkontrol er at lægge mere end en person med ansvar for revision af cash transaction. Yale Universitets egne regler for adskillelse af pligter kræver, at ingen personer udelukkende har ansvaret for håndtering af indledende kontante transaktioner, opbevarer optegnelser, afstemmer saldi, transporterer eller deponerer kontanter og godkender bogholderi. Ifølge Yale University, "Når disse funktioner ikke kan adskilles, er der behov for en detaljeret tilsynsrapport af relaterede aktiviteter som kompenserende kontrolaktivitet."
Sikring af kontanter
Installation af videokameraer og brug af drop-pengeskabe til at gemme penge er metoder til beskyttelse af penge på point, hvor transaktioner finder sted. Tildeling af en medarbejder og en vejleder sammen til at styre din forretnings sikkerhed eller foretage bankindskud er en metode, der hjælper med at beskytte penge før og under transit. Afstemning af kontante kvitteringer med bankindskud optagelser dagligt og gennemførelse af månedlige anmeldelser af din virksomheds samlede bogføring er måder du kan holde vågne øjne på interne kontante poster og afværge problemer med IRS.
IRS Tip
Ifølge IRS, "Hvis du i en 12-måneders periode modtager mere end $ 10.000 kontant fra en køber som følge af en transaktion i din handel eller forretning, skal du rapportere det til Internal Revenue Service (IRS) og FinancialCrim Enforcement Network (FinCEN) på Form 8300. "Virksomhederne har 15 dage fra datoen for modtagelse af en kontant transaktion på $ 10.000 eller mere til fil Form 8300 med IRS.
