En undersøgelsesrapport vil sandsynligvis blive skrevet af en politibetjent eller anden offentlig myndighed, som tager en erklæring fra en person, der klager. Undersøgelsesrapporten hjælper en embedsmand med at holde øje med klageoplysningerne, så det kan undersøges og følges op på et senere tidspunkt. Den person, der skriver undersøgelsesrapporten, er måske ikke den samme person, der følger op på det, så jo flere detaljer, du medtager i din rapport, jo bedre.
Angiv datoen for klagen øverst i rapporten sammen med eventuelle relevante referencenumre.
Forklare arten af klagen, der rapporteres kort. Dette omfatter hvem, hvad, hvornår og hvor.
Skriv ned alle de detaljer, der leveres til dig af den person, der klager. Oplysningerne kan omfatte den påståede måde og hvorfor af klagen eller detaljerne, der skal bekræftes på et senere tidspunkt.
Medtage detaljer, som også blev givet af andre vidner i rapporten. Lav en note, når disse detaljer er i modstrid med dem, der leveres af den oprindelige person, der har fremsat klagen.
Angiv historien om den modsatte side. Den modsatte side af klagen bør altid konsulteres, og de angivne oplysninger skal listes nøjagtigt for at sikre, at rapporten er retfærdig og afbalanceret.
Angiv alle de beviser, du har indsamlet, som på nogen måde vedrører emnet i din henvendelsesrapport.
Opdater rapporten, da undersøgelsen fortsætter. Hvis der findes nye beviser eller hvis detaljer er bevist, er det korrekt eller unøjagtigt, skal du tilføje disse oplysninger til undersøgelsesrapporten.
Skriv rapporten op. Mange af dine oprindelige noter vedrørende klagen vil sandsynligvis være håndskrevne. Når du har gennemført undersøgelsesrapporten, skal du dog skrive det op ved hjælp af et tekstbehandlingsprogram.
