Planlægning af en vellykket konvention kræver at kende værtsorganisationens store billede strategiske mål, før man påbegynder arbejdet med grundlæggende mødelogistik. Ved hjælp af dine strategiske mål kan du effektivt planlægge, hvordan du tiltrækker de deltagere, du ønsker, vælger det rigtige sted, vælger de bedste højttalere og udvikler de mest attraktive faciliteter og aktiviteter.
Definer dine strategiske mål
En organisations mål for en konvention er ikke altid den samme som konventionsdeltagerens mål. Lær organisationens grunde til at være vært for konventet. Det kan være at tiltrække og fastholde medlemmer, generere overskud, give bestyrelse og udvalgsmedlemmer en feriepræmie eller generere mediepublicitet for organisationen.
Indstil din taktiske plan
Når du kender dine strategiske mål, sæt dine taktiske mål for at nå dem. Disse kan omfatte valg af seminarer og højttalere for at tiltrække specifikke deltagertyper, have et indtægtsproducerende messearrangement, tilføje ægtefælleaktiviteter for at øge deltagelsen, organisere sociale funktioner som en golfturnering eller flodkrydsning, have en prisfastsættelsesbanket eller afholde en årlig afstemning om medlemskabet. Din marketing plan skal omfatte reklame, PR, salgsfremmende og sociale medier strategier for at fremme konventionen.
Planlæg budgettet
Bestem organisationens økonomiske mål for konventet, og gennemgå dine numre. Du kan være begrænset til et bestemt budget, hvis konventet er en udgift. Organisationen kan have et overskudsmål, eller du kan få lov til at bruge baseret på dine forventede indtægter. Lav fremskrivninger baseret på optimistiske og konservative registrerings- og sponsorindtægter.
Skitsere din dagsorden
Dernæst planlæg din begivenhedsdagbog. Vælg din dato, sted og aktiviteter. Mange konventioner har et tema, der forklarer arrangementets overordnede formål og hjælper med til at tiltrække deltagere. Du kan muligvis anmode om input på datoer og potentielle steder fra dit bestyrelse eller deltagere og foretage besøg på flere steder, inden du vælger en. Gennemgå oplysninger om tidligere konventioner for at lære om spillesteder, deltagelse, økonomiske resultater og deltagere og sponsor feedback. Opret en kalender, der starter med deltagernes check-in og skitserer hver dags tidsplan.
Forskning Logistiske behov
Begynd at kontakte steder, højttalere, cateringfirmaer, underholdningsmuligheder, audiovisuelle virksomheder, printere og rejseselskaber. Bestem hvordan man håndterer marketing, registreringer, sponsorater, badges, check-ins, messesystemer, gaveposer, programbøger og hjemmesider. Send anmodninger om forslag til eksterne leverandører, såsom feriesteder, cateringfirmaer, golfbaner og rejsebureauer. Saml din ønskede sælgerliste og omkostninger.
Skriv et forslag
Forbered et dokument, der viser dit bestyrelses- eller konventionshold din plan for konventet. Medtag din forståelse af organisationens mål og hvordan du planlægger at opfylde disse mål. Giv en dagsorden for arrangementet med en detaljeret daglig tidsplan. Præsentér et komplet budget. Forklar hvorfor du valgte tema, placering, seminaremner, højttalere og sociale aktiviteter. Retfærdiggør din tilstedeværelse, omkostning og indtægtsfremskrivninger baseret på din forskning.
