Når et salg foretages, medmindre kunden straks betaler for varen eller tjenesteydelsen, opføres købet som en kundefordring, som kunden skylder. Kundefordringer er penge købere skylder et selskab, og det står i balancen som en løbende aktiv.
Tilgodehavender
Betalingsbetingelserne for en kunde registreres, normalt i et automatiseret tilgodehavende system. For de fleste virksomheder er vilkårene standard. En fælles standard er "netto 30 dage", hvilket betyder at den samlede udestående betaling skyldes i 30 dage. De fleste vilkår inkluderer en forsinket betaling, hvis fakturaen ikke betales til tiden. Sen betalingskort kan være en procentdel af det skyldige beløb eller et fladt betalingsgebyr eller en kombination af begge.
Fakturering
Baseret på vilkårene for en A / R-kunde oprettes og sendes en faktura til kunden. Fakturaer sendes til kunden forud for betalingsfristen for at give kunden tid til at foretage en betaling. Mange virksomheder udskriver og sender fakturaer hver uge.
Betalingsansøgning
Da betalinger modtages, registreres de og indføres i et automatiseret system eller registreres manuelt på en storhedsark. Betalinger anvendes til det samlede beløb, som en kunde skylder, fratrukket det skyldige beløb og beregnet til at vise den resterende saldo.
Forfaldne betalingsmeddelelser og rapportering
For betalinger, der ikke er foretaget efter forfaldsdagen, sendes kunderne en forfaldne betalingsmeddelelse.
For at levere kundeforvaltning med oplysninger om penge skyldige og ikke betalt, oprettes en "alder" kundefordringsrapport. En "alderen" rapport viser de samlede dollars skyldige i en datoperiode. Eksempelvis viser rapporten et dollarbeløb, der er 30 dage forfaldent, 60 dage forfaldent og 90 dage forfalden.
Den person, der er ansvarlig for at projicere kontantstrømmen i virksomheden, anvender fakturaerklæringsrapporten og betalingsapplikationsoplysninger til at vise de indsamlede penge og når der skal betales yderligere betaling. Disse oplysninger bruges til at bestemme de disponible midler til at drive virksomheden, og om der er behov for yderligere midler fra finansielle kilder, såsom banker til kortfristet låntagning.
Samlinger
Forfaldne tilgodehavender følges op af enten afregningsafdelingen (for mindre virksomheder) eller en afdeling for samlinger. En samling manager vurderer penge forfaldne og aktiviteten af samlere, såsom antallet af indsamlede opkald og opkrævet beløb.
Samlingsaktiviteter kan outsources til et samlingsagentur, hvis en virksomhed vælger ikke at foretage samlinger i huset. Hvis interne samlinger ikke er vellykkede, kan uindsamlede varer outsources.
