En Business Week artikel i juni 1975 introducerede ideen om det papirløse kontor. Kontorer bruger dog stadig papir og i mange tilfælde store mængder papirprodukter. Og med væksten af hjemmevirksomheder og hjemmekontorer bruges mere og mere papir. Ansvarlig forvaltning af kontorpapiret indebærer ikke blot at vide, hvad man skal købe og hvor man skal gemme papirvarer, men også hvordan man kan reducere brugen af det, hvordan man genbruger gammelt papirvarer og hvordan man genbruger papirvarer.
Elementer du skal bruge
-
Papirvarer forsyninger
-
Opbevaringssted
Tag opgørelse over, hvilke papirvarer kontoret allerede har ved at lave en liste over hver type (filer, papirpuder, brevpapir osv.) Og mængden af hver. Se i det udpegede papirmagasinlager, hvis der er en, og spørg folk, hvad de har i deres skriveborde.
Spørg folk, hvilke typer papirvarer de bruger i øjeblikket, og hvor meget de vurderer, de vil bruge i de næste tre måneder. Start en mesterliste. Også finde ud af, hvilke papirvarer folk gerne vil have, er endnu ikke tilgængelige for dem.
Sammenlign masterlisten over, hvad folk skal bruge i de næste tre måneder på listen over, hvilke papirvarer der allerede er tilgængelige på kontoret.
Overvej genbrug af papirvarer, der kun delvist anvendes. Skær ned papir, der kun skriver eller fotokopierer på den ene side og binder eller klip det sammen for at danne notesblokke. Distribuer gamle visitkort for folk til at lave noter eller lister på. Brug gamle konvolutter til at holde kvitteringer eller som filmapper. Opmuntre folk til at udvikle deres egne måder at genbruge papir på.
Vælg hvor du skal købe papirvarer ved at sammenligne priser. Kontroller, om leverandørerne tilbyder rabatter til køb af varer, og om de tilbyder et hyppigt køberkort til ekstra besparelser. Sammenlign priser for brugerdefineret trykte firma brevpapir. Priserne på en lokal printer kan være sammenlignelige med en stor papirvarer butik.
Sæt et rum til rådighed for at gemme kontorpapiret. Dette kan være et skab eller bare skuffe i et arkivskab. Bestem en metode til, hvordan kontorarbejdere får adgang til papirvarer. Hvis dispensering af papirvarer styres, tildeles en person til at holde nøglen og udvikle et system, hvor folk skal underskrive det uanset skrivesedler, de tager. Arranger brevpapiret i rummet, og hold ensartede varer sammen.
Opsæt en tidsplan for regelmæssigt at kontrollere lageret af papirvarer og ombestille forsyninger. Tilmeld dig nyhedsbreve hos dine leverandører for at holde dig orienteret om kampagner eller salg.
Tips
-
Opsæt genbrugsbakker til brugt papirvarer og opmuntre folk til at bruge dem. Ryd alle papir, der indeholder fortrolige oplysninger, og tag alt papir til dit lokale genbrugscenter.
