Enhver kan sætte pris på synet af en travl, højtstående udøvende, sidder bag et stort skrivebord uden så meget som et stykke papir - endsige et støvtykke - i syne. Udseende tro realitet, for den udøvende er nok lige så travlt som du er, men han har fundet en måde at organisere sit arbejdsbyrde på. Du kan også, så længe du udvikler et system, der virker for dig. Dette kan betyde at anvende nogle "prøvede og sande" teknikker, mens man afskediger andre.Ligesom den højtstående leder skal du huske at du er ansvarlig, og at det kræver dig at tage kontrol over din arbejdsbyrde, før den tager fat i kontrollen over dig.
Opret et arkiveringssystem - elektronisk og papir - så du hurtigt kan dispensere med oplysninger, når du er færdig med at gennemgå det. Mange forretningsfolk er "master stackers", hvilket betyder, at de har tendens til at akkumulere bunker papir, der til sidst overvælder dem. Gør en forpligtelse til at arbejde på et projekt, og så, når du er færdig, skal du straks filme den væk. For papirfiler oprettes et farvekodet filsystem, hvor hver farve angiver en meddelelse, der er meningsfuld for dig. For eksempel implementere et trefarvet hierarki system, hvor grøn betyder "høj prioritet," gul betyder "moderat prioritet" og rød betyder "lav prioritet. Eller, for at reducere antallet af filer på dit skrivebord, brug et tofarvet system. Følg samme logik for at oprette et computer arkiveringssystem.
Opret en daglig opgaveliste og hold den med dig til enhver tid for at holde dig fokuseret og på sporet. Krydse opgaver, når du gennemfører dem. På samme måde holde en kalender med dig til enhver tid, krydshenvisning de to, som det er nødvendigt. Gennemgå din to-do liste i slutningen af hver dag og begyndelsen af hver ny dag for at cementere dine daglige forpligtelser i dit sind.
Fastsæt tidsfrister og deadlines for hver af disse opgaver, være optimistiske, men også realistiske. Vær særlig opmærksom på den tid, du tillod at læse og svare på e-mails, da det er utrolig nemt at blive suget ind i den tidskrævende "email vortex." Tag dine e-mails med "høj prioritet" beskeder for at hjælpe med at fokusere dine indsats - og Beslut derefter, om du vil svare i overensstemmelse hermed.
Start telefonopkald og møder med et skøn over deres varighed - og se derefter uret og hold dig til planen. Folk vil respektere din disciplin, hvis du siger noget som: "Som jeg ved, er vi alle optaget, lad os prøve vores bedste for at holde dette telefonopkald eller møde i 30 minutter."
Sæt grænser for kollegaer, der måske forsøger at forsyne dig i en lang frokost eller en langvarig samtale om deres forfærdelige blinde, dateres natten før. Mens nogle sociale interaktioner er vigtige for at opbygge relationer blandt kolleger, skal du være forsigtig med, at den ikke går ud af hånden og kaster en curveball ind i din ellers velstrukturerede arbejdsdag.
Genoverveje multitasking. Du tror måske, at du taler i telefonen, skriver en email og gennemgår et markedsføringsforslag, gør dig til en super medarbejder, men i virkeligheden kan du diffusere din opmærksomhed og i stedet være kontraproduktiv. Hvis du skal, tvinger dig selv til at fokusere din opmærksomhed på én opgave ad gangen og sammenligne resultaterne med multitasking-tilstanden for at organisere din arbejdsbyrde.
Vurder din nuværende arbejdsbyrde, før du accepterer at påtage sig nye ansvarsområder. Selvom mange medarbejdere antager, at de skal gå op og aldrig sige nej til sådanne anmodninger, skal du overveje om du har tid til at fuldføre opgaverne, og hvis de kan udføres i overensstemmelse med dine egne høje standarder.
Kontakt din vejledende for at sikre, at du er på rette spor med din plan om at organisere dit arbejdsbyrde. Gennemgå din "handlingsplan" og bede om tilbagemelding.
