En manuel lønning system udføres helt i hånden, mens et edb-lønnet system gør det muligt for et selskab at behandle sin lønning via dedikeret lønsedler software. Et manuel system kan resultere i lønsedlerfejl og er som regel en langsom, krævende proces. Computeriserede systemer tilbyder en række fordele, herunder øget nøjagtighed og hastighed.
Tid Import
Mange arbejdsgivere bruger et tidssystem, som f.eks. Uret, til at spore medarbejdernes arbejdstid. Et manuelt system kræver sporing af medarbejder tid for hånd, men et edb-lønnet system har evnen til automatisk at overføre medarbejderposter fra timekeeping-systemet til lønningssystemet.Et sådant system kan adskille faste timer fra overarbejde arbejdstimer, selvom medarbejderne lejlighedsvis skal foretage tilpasninger.
Automatiske beregninger
Computeriserede lønningssystemer kan omdanne medarbejderens arbejdstid til kvart timesegmenter og nøjagtigt beregne de samlede arbejdstimer og blive betalt, hvilket sparer tid på manuelle beregninger. Disse systemer beregner alle betalingsfrekvenser, som ugentlige, ugentlige, halvårlig og månedlige, baseret på de modtagne inputdata.
Et edb-lønnet system beregner automatisk medarbejderens lovmæssige fradrag, som f.eks. Skatter og aflønninger, og frivillige fradrag, såsom parkering gebyrer, 401 (k) bidrag og medicinske fordele. Lønmodtageren indtaster simpelthen de data, som fradragene er baseret på, f.eks. Formular W-4-oplysninger til forbrug af indkomstskat.
Paycheck Processing
Et manuelt lønningssystem kræver, at du udskriver lønsedler på en skrivemaskine eller i hånden. Et edb-lønnet system har mulighed for direkte indbetaling, hvilket sparer penge på live checks og forsoning. Derudover opstår datastyrt udskrivning af lønsedler og betalingstubs hurtigt uanset volumen.
Rapport Generation
Et edb-lønnet system genererer lønsedler, der giver dig mulighed for at dobbeltsjekke lønnen før du udskriver paychecks eller pay stubs. Det amerikanske arbejdsministerium kræver, at arbejdsgiverne beholder lønsedler i mindst tre år. Et edb-system muliggør udskrivning af lønsedler i forbindelse med hver betalingsperiode, og gemmer også oplysningerne i systemet på ubestemt tid.
Computeriserede systemer hjælper med at sikre overholdelse af lønsedelsskatten ved at oprette skatterapporter, herunder kvartalsvise og årlige lønsedler og medarbejder W-2 formularer. Disse systemer giver selskabets revisorer de data, der er nødvendige for at håndtere virksomhedens lønningsafgift og afstemningsopgaver og udskrive de nødvendige rapporter. Desuden sporer disse systemer fordelingsdage, såsom ferie og personlig tid, der tages og betales.
