I teknologiens dag og alder, redundansprocesser, terabyte, gigabyte og duplikatkopier af information er rekordstyring en dagligdags alligevel kritisk praksis, som alle organisationer burde have spikret ned. Flere og oftere er tilgangen til at opretholde datafiler bliver brød og smør af god forretningsbeslutning.
Hvilken optagestyring involverer
Records management involverer flere områder af dataindsamling, opbevaring og i sidste ende korrekt destruktion. Videnskaben er opdelt i flere kategorier: input og indsamling, lagring, redundans og backup og reduktion. Indtastningen og indsamlingen etablerer protokoller for medarbejdere til at følge op på, hvordan data oprettes og arkiveringssystemet det skal følge for nem hentning senere. Det angiver også hvad der skal opbevares og hvad der ikke skal. Opbevaring kan involvere både hardcopy og elektroniske filer og fastlægger parametre for, hvilke lagringsmidler der er tilladt, og hvad der ikke er (dvs. harddiske versus papirmapper versus netværk eller flashdrev). Redundans og backup indebærer opretholdelse af sikkerhedskopier af vigtige oplysninger i tilfælde af katastrofe. Og endelig reduktion specificerer de tilladelige metoder til data ødelæggelse og eliminering fra forretningssystemerne.
Statistisk bistand til beslutningstagning
Records management gør det nemt at indsamle statistikker. En stor del af beslutningsprocessen er baseret på trendanalyse. Trendanalyse er udviklet og bygget ud fra at finde mønstre i information og data og drage konklusioner om disse mønters adfærd. Jo bedre informationsstyring, bedre trendanalyse og relateret erhvervskundskab har tendens til at være.
Undgå information tab
En anden vigtig komponent i registrehåndtering er at forhindre tab af data. Det kan ske meget nemt: en fil er slettet, den forkerte mappe rives, en dårlig medarbejder går ud af bygningen med følsomme data.
Records management sørger for, at der findes forebyggende processer til at organisere og arkivere oplysninger på en beskyttet måde. Så bliver redundanserne sat i spil som sikkerhedskopieringssystemer og flere kopiereponeringer, så hvis et filsystem ødelægges, kan det hurtigt erstattes af en nylig kopi. Endelig hjælper sikkerhedsforanstaltninger med at fange optegnelser, der bliver manipuleret, hvilket kan bringe virksomhedens velbefindende og interesser i fare.
Organisatoriske fordele
Optagelsestyring forbedrer effektiviteten. Data er fundet hurtigere, nemmere, og beslutningstagningen forbedres ved øjeblikkelig analyse og information hentning. Forbedret arkivering reducerer ressourceaffald. Mindre papir- og lagringssystemplads bruges, når de korrekte protokoller følges. Utilsigtet ødelæggelse og permanent tab undgås, når korrekt arkivstyring sikrer, at der findes nyere sikkerhedskopier. Records management vedligeholder også et papirspor for at forsvare virksomhedens handlinger under retssager. Endelig hjælper registreringsadministration med at opretholde god organisation, når du beskæftiger dig med, reagere på og betjener kunder eller projekter. Ved at holde et organiseret informationsopsamlingssystem kan værdifulde data og information hentes, når det er nødvendigt, specifikt for en kunde eller et projekt.
Outsourcing som en mulighed
Mange virksomheder ønsker at forblive dedikeret til deres kerne specialiteter og ønsker ikke at være så generet af at opretholde datasystemer. I sådanne tilfælde kan det være meget gavnligt at bruge en partner eller sælger til at vedligeholde og designe records management, så klientfirmaet kun kan fokusere på deres kerneforretning. Administrationen koger bare ned til at betale for en tjeneste, der sikrer, at de lagrede oplysninger opsamles og vedligeholdes, da kunden har brug for det til beslutningstagning. Mange større virksomheder har flyttet mod denne retning for at være mere effektive, nogle gange outsourcing bare backup tjenester og andre vende over hele recordsystemer til leverandører for bedre styring.
