For at et produkt skal gå fra fremstillingsstadiet og i forbrugernes hænder, skal det følge en lang rejse guidet af indkøbs- og udbydere, der træffer vigtige beslutninger om omkostninger, kvalitet og planlægning. Disse beslutninger kan påvirke, hvorvidt nogen vil købe en virksomheds produkt og også have stor indflydelse på selskabets omsætning og salg. Hvad ville der ske, hvis Valentinsdagens chokolade ikke var tilgængelige indtil september? Indkøbs- og supply management fagfolk fokuserer på at sikre de rigtige produkter er tilgængelige på det rette tidspunkt og rette sted for deres forbrugere.
Reducere omkostninger og forbedring af besparelser
Indkøb har direkte indflydelse på to af de vigtigste faktorer, der driver virksomhedens bundlinje: omkostninger og salg. Gennem igangsættelse af procesforbedringer, produktforbedringer og leverandørrelateret udvikling er indkøbspersoner ansvarlige for at skaffe besparelser for deres organisationer uden at afstå fra kvalitet. I gennemsnit er omkostningerne ved materialer to og en halv gange værdien af alle løn- og lønomkostninger. Resultatet er, at virksomhederne ser stor værdi i indkøbs- og supply management-fagfolk, der er i stand til at øge deres besparelser og forbedre deres omkostninger.
Forhandling af vellykkede kontrakter
Direkte relateret til indkøb af omkostningsbesparelser er indkøbs- og udbudsadministratorer pålagt forhandlingsvilkår med leverandører, der gavner begge parter. Dette vigtige aspekt påvirker ikke kun omsætning og salg, men også forholdet mellem organisationen og leverandøren. Stærke forhandlingsfærdigheder og evnen til at forudse langsigtede forretningsforbindelser er to aspekter, som vellykkede indkøbs- og udbudsforvaltningspersonale er afhængige af. Udover at styre omkostningerne fokuserer frugtbare kontrakter på materialernes kvalitet ud over hvordan og hvornår de vil blive leveret. Tid er en nøglefaktor for succesfulde tilbud, da materialerne skal være tilgængelige efter planen.
Udvikling af langvarige leverandørforhold
Det er usædvanligt og dyrt at foretage engangskøb. Virksomhederne kræver løbende forsyninger, og som følge heraf er det vigtigt at udvikle varige relationer til leverandører. Dette aspekt af indkøbs- og udbudsforvaltning kan tilføre en stor værdi til en virksomhed. Ved at arbejde sammen med leverandøren på lang sigt kan indkøbs- og udbudsforvaltningspersonale opnå højere omkostningsbesparelser, øge konkurrencemæssig fordel og finjustere tidsplaner. Langsigtede relationer fordeler både køber og leverandør og bygger et tillidsniveau, der gør det muligt for begge parter at lykkes.
Mitigating Risk
At forstå de potentielle risici og udvikle innovative strategier til at håndtere dem er et vigtigt aspekt ved indkøb og udbudsforvaltning. At have en stærk risikoreducerende strategi kan i høj grad påvirke en organisations bundlinje. Potentielle risici omfatter svig og gennemsigtighed, intellektuel ejendom og forfalskede materialer. Desuden skal indkøbs- og udbudsforvaltningspersonale have en plan på plads, hvis forsyningerne forsinkes eller tidsplanen ændres.
