Dokumentstyring bruges til at øge effektiviteten af en bestemt organisation ved at kontrollere versionerne af et bestemt dokument, der frigives. Dette sikrer, at medarbejderne alle har de rigtige versioner af et bestemt dokument. ISO-standarder er et sæt af internationale standarder, der hjælper med at standardisere processer inden for virksomheder og hjælper virksomhederne med at holde passende registreringer, ifølge Intelex. Virksomheder skal forstå, hvilke standarder der gælder for deres særlige forretninger og bruge dokumentkontrolforanstaltninger for at sikre, at disse standarder overholdes.
Minimering af papirer
Dokumentkontrol søger ofte at reducere eller eliminere papirdokumenter, så dokumenterne har mindre indvirkning på miljøet og reducere virksomhedens omkostninger, ifølge Intelex.
Let adgang
Let adgang er også et vigtigt aspekt, når man beskæftiger sig med dokumentkontrol. Virksomheder vil have lettere at holde oplysninger opdateret, hvis de f.eks. Let kan få adgang til disse oplysninger fra internettet.
Kategorisering
Dokumenter skal organiseres i logiske kategorier. Ved at gøre det kan de relevante dokumenter for en given situation findes. Disse dokumenter er ofte organiseret i kategorier som politik, procedure, arbejdsvejledning og formularer og optegnelser, ifølge 9000 World. ISO kræver, at relevante dokumenter er tilgængelige, når det er nødvendigt.
ekspertise
Dokumenter skal gennemgås meget, inden de afsluttes. I mange tilfælde skal disse dokumenter gennemgås af mere end et individ, både til tilsyns formål og for at sikre, at fejl ikke er lavet ved at have et ekstra par øjne til at fange fejlene, ifølge 9000 World. Gennemgangen cyklus bør omfatte arbejdstagere involveret i de særlige dokumenter og ledere, der overvåger dem, da de vil have mere ekspertise og vil kunne forstå fejl. ISO kræver, at dokumenter godkendes for at være tilstrækkelige inden udstedelsen.
Revision Status
ISO-standarder kræver, at dokumenter revideres og opdateres, når det er nødvendigt. Betingelser i et bestemt firma vil uundgåeligt ændre sig, og opdateringer skal tilføjes til dokumenterne, når de er logiske. Revisionsstatusen skal placeres på dokumentet, ifølge 9000 World. Disse statuser omfatter udkast, gennemgang og godkendelse. Forældede dokumenter, der opbevares af virksomheden uanset årsag, skal identificeres som forældede.
Læsbarhed
Dokumenter skal altid læses og tilgængelige af dem, der har brug for dem, ifølge 9000 World. ISO kræver, at dokumenterne opdateres, når de modtager slitage eller skade.
Fordeling
Ikke kun skal dokumenter, der stammer fra et firma, kontrolleres, men også dokumenter, der stammer fra landet, skal kontrolleres ifølge 9000 World. Mange dokumenter, som brugerdokumenter for produkter og maskiner, der ejes af virksomheden, skal tydeligt mærkes og distribueres til de rigtige personer i virksomheden.
