Budgetter repræsenterer ledelsens forventninger til finansielle indtægter og omkostninger i en regnskabsperiode. Forvaltningen vil regelmæssigt sammenligne budgetterede fremskrivninger med faktiske resultater og analysere forskellene. Dette kaldes budget variance analyse. Ved at analysere budgetafvigelser kan ledelsen evaluere virksomhedens præstationer og sætte fremtidige forventninger.
Typer af budgetafvigelser
Afvigelser er typisk mærket som enten prisforskelle eller kvantitetsafvigelser. Prisafvigelser opstår fordi købsprisen eller salgsprisen på en vare ikke var, hvad ledelsen forventede. Det salgspris variance beregnes ved at finde forskellen i den faktiske og forventede salgspris og multiplicere den med antallet af solgte enheder. Hvis en virksomhed f.eks. Solgte 100 widgets til 90 dollar i stedet for 80 dollar, ville variansen være $ 1000 - prisforskellen på $ 10 multipliceret med 100 widgets.
Mængde afvigelser forekomme, når der var brug for en anden mængde materialer, arbejdskraft eller overhead udgifter til fremstilling af en vare. F.eks Arbejdseffektivitet varians er forskellen mellem de budgetterede timer, der er nødvendige til fremstilling og de faktiske timer, der er nødvendige, multipliceret med arbejdsprocenten. Hvis et projekt tog 50 arbejdstimer i stedet for 40, og arbejderne kostede virksomheden $ 60 i timen, er variansen $ 600 - 10 ekstra timer ganget med $ 60 pr. Time i omkostninger.
Analyse af budgetafvigelser
Efter at have undersøgt afvigelser i hver del af budgettet vurderer ledere, hvor stor variansen er. Et selskab kan have en politik til undersøge afvigelser, der er 10 procent mere eller mindre end den budgetterede figur, for eksempel. Inc.com påpeger, at ledere kun kan have større indflydelse ved kun at undersøge betydelige afvigelser og ikke komme til at falde ned i minutiae.
Når man undersøger afvigelser, vil ledere snakke med vejledere og medarbejdere i den overordnede afdeling for at forsøge at afgør grundårsagen. For eksempel kan en arbejdsvarians forekomme, hvis produktspecifikationerne ændres og kræves flere arbejdstimer.
Når en leder opdager årsagen til variansen, vil han forsøge at bestemme variansen, der er sket på grund af midlertidige problemer, eller hvis det afspejler en mere permanent ændring i prisen og prisen på produktet. Hvis det er en permanent ændring, der afspejler skiftende forhold, vil lederen indarbejde oplysningerne i budgetplanlægningen for den næste regnskabsperiode. Inc.com bemærker, at det er bedre at revidere budgetter ofte baseret på nye oplysninger for at undgå budgetter, der ikke afspejler de nuværende forhold.
