Afværgsmålet overvejer typisk, hvor lang tid medarbejderne ikke var til rådighed for arbejde i forhold til antallet af arbejdstimer i undersøgelsesperioden. Definitionen af "utilgængelig" varierer imidlertid meget, og nogle virksomheder omfatter ferie og langsigtede blade, mens andre kun tæller uplanlagte kortsigtede blade. Uanset beregningsmetoden er det ubestrideligt, at fravær har en direkte indvirkning på produktiviteten, simpelthen på grund af, at medarbejderne ikke er til stede til at udføre deres opgaver. Virksomheder har også teoretiseret, at fravær udgør et underliggende problem inden for arbejdsgruppen.
Angiv de specifikke fravær, du vil medtage i beregningen. Beslut om at overvåge planlagte fravær - som f.eks. Ferie - eller kun kortvarig, uplanlagt fravær. Bestem om du vil inkludere langsigtede eller beskyttede blade - som dem, der er omfattet af Family Medical Leave Act - langsigtede handicapblader, graviditetsblade eller lønmodtagere erstatning i beregningen.
Indsamle data om fravær fra en forudbestemt periode, f.eks. En kalendermåned eller det foregående regnskabsår. I nogle virksomheder skal automatisk genererede rapporter være tilgængelige via tids- og tilstedeværelsessystemet. I mindre virksomheder - dem, der ikke er afhængige af et edb-lønsystem for at behandle fravær - skal du verificere individuelle attendance records med hver medarbejders supervisor.
Beregn det gennemsnitlige antal medarbejdere på bøgerne i den pågældende periode. For eksempel, hvis du gennemgår fravær for det forudgående regnskabsår, skal du beregne, hvor mange medarbejdere der var på bøgerne den første i måneden hver måned. Tilføj disse tal sammen og divider dem med tolv - antallet af måneder - for at få den gennemsnitlige medarbejderpopulation i løbet af året.
Multiplicere det gennemsnitlige antal medarbejdere (E) med antallet af ledige arbejdsdage (W) eller timer, hvis du foretrækker at overvåge fravær i timetilvækst. Tilføj det samlede antal dage - eller timer - tabt på grund af fravær i den forudbestemte tidsperiode (A). Opdel dette antal med antallet af medarbejdere multipliceret med ledige arbejdstimer for at få den samlede fraværsrate som følger: A / (E x W).
Udfør fraværsberegningen for forskellige divisioner, f.eks. Klassificering af medarbejdere eller regionale kontorer. Opfølgning, hvis fraværsraten indikerer et usædvanligt højt fravær i et bestemt område.
Udfør fraværsberegningen jævnligt og sammenlign trenden med tidligere resultater for at afgøre, om der har været en betydelig ændring.
Tips
-
Giv ledere og HR-analytikere den fulde definition af hver form for orlov. Dette kan hjælpe dig med at få præcise data, fordi alle forstår, hvad der tælles.
Advarsel
Forsøg ikke at sammenligne dine resultater med dem fra en anden organisation eller industrielt gennemsnit, medmindre du er sikker på, at beregningsmetoden og typer af ferie inkluderet var de samme. Ellers vil du sammenligne to helt separate målinger og resultaterne vil være meningsløse.
Vær opmærksom på, at en enkelt medarbejder kan markere skævt resultaterne, især i en lille arbejdsgruppe. Identificer - og overvej at screene - ekstreme anomalier.
