Som virksomhedsejer er det dit ansvar at holde styr på dine finanser og betale skatter til tiden. Afhængigt af dine præferencer kan du lave dit eget regnskab, ansætte en professionel eller udpege nogen i din organisation til at håndtere dette job. Uanset hvilken indstilling du vælger, tag dig tid til at gøre dig bekendt med de forskellige regnskabssystemer derude. Sørg for, at du har en klar forståelse af forskellene mellem single-entry systemer og double entry systemer ud over manuelle og computeriserede regnskabsprogrammer.
Hvad er et regnskabssystem?
Der findes forskellige typer regnskabssystemer, og hver har særpræg. Men de har alle en fælles formål: at styre en virksomheds finansielle aktiviteter, såsom indtægter, udgifter og forpligtelser. I denne digitale tidsalder bruger de fleste regnskabsførere avancerede systemer med forfaldne betalingspåmindelser, avancerede rapporteringsfunktioner, automatiserede data backup, cloud-baserede tjenester og meget mere.
Uden et regnskabssystem er det svært at få dine bøger klar til månedlig og årlig rapportering, holde styr på dine daglige udgifter og vurdere din virksomheds økonomiske resultater. Manuelle beregninger er forældede og tilbøjelige til menneskelige fejl. Computeriserede regnskabssystemer er på den anden side nøjagtige og gør alt meget lettere. Du eller dit team vil spare tid og penge og samtidig forhindre dyre fejl.
Disse programmer kan håndtere alle typer regnskabsoplysninger og generere detaljerede rapporter. Du kan bruge dem til at beregne lønnen betalt til og betale for medarbejdere, optage transaktioner, kontrollere kreditomsætningsforhold og behandle data relateret til salg, lønningsliste, opgørelse og andre vigtige aspekter af din virksomhed. Nogle regnskabssystemer er designet til små virksomheder og frilansere, mens andre appellerer til store virksomheder, offentlige myndigheder eller specifikke industrier.
Typer af regnskabssoftware
At vælge et regnskabssystem afhænger af dit budget, præferencer og forretningsstørrelse. De fire hovedtyper af finansielle software systemer omfatter:
- Single-entry systemer
- Dobbelt indgangssystemer
- Manuelle regnskabssystemer
- Computeriserede regnskabssystemer
Disse kan yderligere opdeles i flere andre kategorier, såsom cloud accounting software, brugerdefineret regnskabssoftware, software til enterprise resource planning, kommerciel off-the-shelf software og meget mere. De nyeste programmer har marketing- og salgsautomatiseringskapacitet, ubegrænset fakturaplanlægning, lønmoduler og andre banebrydende funktioner. Deres anvendelse i regnskabspraksis går ud over at spore dine daglige finansielle operationer.
Single-entry systemer er den mest grundlæggende mulighed. Som deres navn antyder, registrerer de hver transaktion med en enkelt post i regnskabet. Denne metode er nem at bruge og kræver ikke uddannelse i regnskab. Det appellerer til små virksomheder med lavt aktivitetsniveau. Ulempen er, at den er tilbøjelig til fejl og sporer ikke kundefordringer, gældsforpligtelser, forpligtelser og meget mere.
De fleste typer finansielle software systemer i dag, herunder dem, der er designet til små virksomheder, bruger dobbelt bogføring. Det betyder, at hver transaktion vil involvere mindst to konti, hvilket giver mulighed for mere præcis rapportering og rettidig fejldetektion.
Manual vs Computerized Accounting Systems
Begge typer regnskabssystemer er baseret på de samme principper. Manuel regnskab er imidlertid tidskrævende og involverer mere papirarbejde. Dem, der bruger det, skal udarbejde regnskabsrapporter, beregne prøvebalancer, optage transaktioner i fysiske registre og så videre. Da alt er gjort manuelt, er der en højere risiko for menneskelig fejl.
Computeriserede systemer registrerer på den anden side finansielle transaktioner elektronisk og kan strømline dine aktiviteter. Brugere kan vælge at se data i forskellige formater, gemme dem i skyen og få adgang til det på farten. Eksempler er FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero og ActivityHD.
Afhængigt af din niche kan du også vælge branchespecifikke regnskabssystemer, såsom Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting eller Sage Fixed Assets. Mange programmer er specielt designet til sundhedsfaciliteter, produktionsselskaber, nonprofits og andre typer organisationer.
