Gapanalysen er et effektivt og enkelt værktøj, der gør det muligt at se, hvor du er, hvor du vil være, og grafisk illustrerer kløften mellem de to. Nogle gange omtales som en behovs vurdering, bruger du den til at organisere, planlægge og markedsføre dine produkter. Det hjælper dig med at indstille en tidslinje for de ændringer, der skal implementeres. En gap analyse finder måder at forbedre din virksomheds præstation. For at gøre det skal du vide, hvor du er i øjeblikket og hvor du vil være.
Forberedelse
For at begynde at indsamle alle de oplysninger, du kan fra de forskellige afdelinger, der interagerer til dit projekt eller arrangement. For eksempel, hvis dette er en analyse for at fremme din virksomhed og give bedre service, skal kundeservice, modtagelse og markedsføring deltage. Ofte besvare spørgsmålene hvad, hvordan, hvorfor og hvornår vil hjælpe dig med at give dig nok detaljer til en grundig analyse.
Identificere
Som en del af dataindsamlingsprocessen skal du identificere komponenterne i din behovs vurdering og oprette en oversigt. Identificer følgende områder:
Hvad er dine nuværende procedurer og praksis? Overholdes de nuværende politikker, eller bliver de afsat, og af hvem?
Gennemfør en undersøgelse for tilbagemelding fra kunder, der beder om forventninger til service og hvordan du mødte dem.
Hold et møde for at bestemme organisationens ledelsesmæssige opfattelser af service og produkter.
Vurdere
Sammenlign nu ovenstående identificerende oplysninger. Kontraster forskellene mellem din virksomheds nuværende praksis og politik med feedback fra forbrugere og ledelsesudtalelser. Hvis du vil forblive konkurrencedygtig i de aktuelle markedstendenser, skal du sammenligne dine resultater med de markeder, hvor du konkurrerer.
Det er lettere at forstå oversættelsen af akkumulerede data gennem en grafisk illustration ved at bruge et simpelt borddokument, der indeholder felter med overskrifter som fx følgende:
Nuværende praksis Markedsudvikling Målsætninger Gap mellem udfald
Se Referencer for et link til nogle eksempler på andre typer grafer og applikationer.
Applikationer
Ansøgningerne om en gapanalyse er næsten uendelige. Som allerede nævnt kan den bruges til at vurdere behovene hos enhver virksomhedsafdeling og organisationsmål. Folk kan bruge det til at vurdere karriere- eller uddannelsesstier. En familie eller et par kan bruge det til at identificere kommunikationsproblemer i relationer. Gapanalysen er særlig nyttig, når man fastsætter finansielle mål.
Uanset hvad formålet med at bruge det er, når du har gennemført dit diagram, sæt dine mål og redegør for de ændringer og praksis, der nu skal træde i kraft.
Opfølgning
En gapanalyse, men effektiv til hurtigt at identificere virksomhedens behov og mål for at opnå dem, vil være en ufrugtbar øvelse, hvis du ikke følger op med evalueringen af resultaterne. Hvis du har gjort fremskridt, men ikke opfyldt dine mål, skal du starte processen igen for at finde ud af hvad, hvorfor, hvornår og hvordan du ændrer dine opfattelser og foretager korrektioner for at opnå dine mål.
