Når du hører en revisor snakke om debiteringer og kreditter, taler de normalt ikke om et betalingskort eller kreditkort fra deres lokale bank. Debitter og kreditter betyder i regnskabsforstand noget noget anderledes. De tjener som et middel til at registrere regnskabstransaktioner, og disse poster udgør grundlaget for noget, der kaldes dobbeltregistrering.
Dobbeltregistrering blev først brugt i 1400'erne, og en italiensk matematiker ved navn Luca Pacioli skrev og offentliggjorde en bog om emnet i 1494. Bogen blev illustreret af sin ven Leonardo Da Vinci og beskrevet regnskabssystemet ved at dække emner som regnskab tidsskrifter, resultatopgørelse, balance, dobbeltregistrering og mange andre begreber, der dannede grundlag for de regnskabssystemer, der stadig er i brug til i dag.
Selv om mange på området betragter Pacioli som "far til regnskabsføring", havde en del af hans dobbelttilgangssystem været i brug i mange år, før Pacioli's bog blev udgivet, selvom ingen ved, hvordan eller hvornår regnskabssystemet først blev.
Hvad er en debet og kredit?
Systemet for regnskabsmæssig behandling af forretningstransaktioner, også kaldet bogføring, virker på den baggrund, at hver ny transaktion, som en virksomhed skaber, forårsager to forskellige ændringer i selskabets finansielle tilstand. Revisorer bruger debitter og kreditter til at optage transaktioner til to eller flere bogføringsregnskaber ved hjælp af et angivet sæt af debet- og kreditregler.
Uden for regnskabsverdenen har ordet kredit typisk en positiv konnotation, såsom ekstra kredit arbejde eller få kredit for at prøve hårdt. For revisorer er det eneste debitering og kredit repræsenterer venstre og højre side af et T-konto, som anvendes på følgende måder.
Når du opretter og indtaster en regnskabstransaktion, kan du bruge debet og kreditter til at bestemme, hvordan de penge, der kommer ind eller ud af virksomheden, påvirker de involverede konti. Du kan indtaste dem i et softwarebaseret regnskabssystem, og indtaste dataene i et regnskabsdatabase, kendt som bogføring. Regnskabssystemet ville blive oprettet for at indsende disse journalposter til virksomhedens hovedregnskab, der hedder hovedbog.
Du vil sandsynligvis se debet og kredit forkortet som dr og cr. Der eksisterer ingen enkelt forklaring for disse forkortelser, men nogle spekulerer på, at de står for debit record og kredit record. Andre ser tilbage til den historiske bogføring og siger, at de står for de latinske ord debere ad credere.
En kredit betegner en transaktionsindgang lavet på højre side af en to-kolonne kontostil, mens en debet angiver en transaktionsindgang lavet på venstre side. Disse kontobrev, der hedder "T-konti", har fået deres navn, fordi en revisor tegner T-figurer på papir og sætter kontonavnene øverst, f.eks. "Kontanter" på en T og "kontorartikler" på den anden side.
Den venstre side af hver T-konto bruges altid til debetindtægter, og højre side af T'en bruges altid til krediteringer. T-konti bruges ofte som et grundlæggende træningsredskab til at hjælpe eleverne med at forstå, hvordan dobbeltregistrering fungerer. T-kontiene giver dig mulighed for at skrive ud på papiret, hvordan hver side af en transaktion er optaget i de forskellige regnskaber i hovedbogen. Denne metode virker ikke for enkeltregistrering.
Disse T-konti er en grafisk måde at repræsentere en konto på i hovedbogen, som er den primære lagerplade for alle virksomhedens regnskabstransaktioner. Mange regnskabskonsulenter skriver regnskabsposter på papir ved hjælp af T-konto-diagrammer, som en måde at dobbelttjekke en transaktion på og sikre, at debet og kreditterne er i nul og holder balancen ligeligt afbalanceret.
En kompleks regnskabstransaktion kan kræve poster registreret til en række forskellige konti, hvilket nødvendiggør brugen af flere håndskrevne T-konti for at skrive op og kontrollere transaktionen.Igen tjener dette som en effektiv måde at verificere, at alle transaktions debitter og kreditter udligner til nul, og at transaktionen ikke indeholder nogen fejl, før indtastning af posterne til et regnskabssystems hovedbog.
For regelmæssigt dagligt regnskabsarbejde vil en revisor oprette journalposter direkte til regnskabssoftware, i stedet for at bruge T-konti.
Hvad er en kreditbalance?
En kreditbalance refererer til dollarsaldoen på en bestemt konto, men det er ikke helt så enkelt. Når et firma opretter sin hovedbog, opretter den et diagram over konti. Dette er en liste over hver konto, virksomheden anvender til registrering af finansielle transaktioner, og dataene i disse konti strømmer ultimativt ind i selskabets regnskab.
Hver konto har en "normal" balance; Det betyder med andre ord, at det typisk har enten en debet- eller kreditbalance. For eksempel har salgskonto typisk en positiv saldo, hvilket ville være en kreditbalance. For at øge denne konto, ville du foretage en kreditindtastning. Hvis din salgskonto har en debit eller negativ saldo, ville dette være et vigtigt rødt flag for at undersøge. Nogle konti opfører sig modsat, og en kreditbalance ville være negativ, såsom en kreditindtastning til kontokontoen reducerer kontokontobalancen.
Alle konti, enten debit eller kreditbaseret, overholder et princip kaldet regnskabsligningen:
Regnskabsligning: Aktiver = Forpligtelser + egenkapital
Denne grundlæggende ligning er underlagt hele dobbeltregnskabssystemet, og når en post påvirker en aktivkonto, skal den også påvirke enten en forpligtelse eller egenkapitalkonto for at holde ligningen i balance. Debit- og kredit-dobbeltindtastningssystemet er den mekanisme, der hjælper med at holde ligningen i balance.
Konti med en normal kreditbalance øges, når der er foretaget en kreditindbetaling. Indtægter, der kommer ind i virksomheden eller gevinster, såsom gevinster ved salg af aktiver såsom brugt udstyr, der sælges af firmaet, er resultatopgørelseskonti, og de registreres som en stigning ved brug af en kreditindgang. På balancen vil en kreditindgang øge ansvaret og egenkapitalregnskabet.
Hvad er en betalingsbalance?
Konti med en normal debit balance inkluderer aktiver i balancen og omkostningsregnskabet i resultatopgørelsen. Det betyder, at en debetindtastning øger balancen på disse konti. Udgiftsregnskaber omfatter lønudgifter, renteudgifter, forsyningsomkostninger og andre kontorrelaterede omkostninger.
Det er ikke altid nemt at holde debitter og kreditter lige, men du kan tænke på at debitere en udgiftskonto hver gang du pådrager dig en omkostning.
Er en betalingsbalance positiv eller negativ?
Det hurtige svar er, det afhænger. Den normale balance for en aktivkonto er en debit balance, og også et positivt beløb. Kontantkontoen på balancen har for eksempel en normal, positiv debetsaldo, hvis et selskab har kontanter i banken.
På den anden side, når du overvejer omkostningsregnskaber i resultatopgørelsen, har disse konti også en normal debitbalance, men i stedet repræsenterer det et negativt antal eller penge udbetalt af virksomheden.
Hvad betyder det at kreditere et beløb?
Når du krediterer et beløb, foretager du en konto til en konto i form af en kredit, i modsætning til en debet. Hvis du krediterer en ansvarskonto, øger du saldoen. For eksempel, hvis du krediterer $ 100 til betalinger, fordi du har udvidet kredit til en kunde, har du øget saldoen på din konto, der skal betales. I resultatopgørelsen, hvis du krediterer din salgsomsætningskonto, har du også øget det, da salgskonto har en normal kreditbalance, og kreditposter øger den.
Hvis du laver en kreditindtastning til en konto med en normal debitbalance, som indeholder aktivkonti på balancen og omkostningskonti i resultatopgørelsen, betyder det, at du reducerer kontosaldoen. For eksempel, siger du betalte $ 50 kontant for at købe forsyninger. Du ville reducere kontokontoen ved at foretage en kreditindtastning, da kontanter er en normal debit balance konto.
Hvad er kontrakonti?
Kontra konti er hovedbogstaver konti, der fungerer modsat af de normale debit og kredit konti. For eksempel har en kontrakonto en normal kreditbalance, hvor en almindelig aktivkonto har en normal debitbalance. Kontra konti arbejder for at kompensere for almindelige konti, og de tillader, at den oprindelige saldo skal opføres i regnskabet, mens der også rapporteres om modregningsbeløb.
Eksempelvis har kundekontoen en kontra konto kaldet "godtgørelse for tvivlsomme konti." Saldoen på kundefordringskonto repræsenterer kunderegninger, der er udstedt, men endnu ikke blevet betalt. Tillægget til tvivlsomme konti repræsenterer et beløb, som selskabet mener, at det aldrig vil se betaling. Dette beløb er ofte en lille procentdel af den samlede kundefordringsbalance.
Sig, at kundefordringskonto har en normal debit balance på $ 30.000. Tilskuddet til tvivlsomme konti har en normal kreditbalance på $ 2.000. Disse to konti opvejer hinanden og efterlader med dig et beløb på 28.000 dollars i kundefordringer. Ved hjælp af disse to konti kan du stadig rapportere de oprindelige konti tilgodehavende beløb og kunne vise det blive opvejet af $ 2000, som du ved, du sandsynligvis aldrig vil modtage, hvilket giver dig det beløb, der bliver til kontanter.
Der findes andre kontra konti, og de har altid en partner. Akkumulerede afskrivninger er for eksempel en kontraaktivkonto, og den er bundet til anlægsaktiver og materielle aktiver. Salgskonto har en kontraindtægtskonto kaldet afkast og godtgørelser.
Brug af prøvebalancen
Revisorer samler en rapport kaldet en prøvebalance, når du bruger et dobbeltregistreringsregnskabssystem for at kontrollere, at alle indtastninger er foretaget korrekt. Forsøgsbalancen indeholder en liste over alle konti i selskabets hovedbog og kontos balance. Når du bruger dobbeltregistrering, skal du foretage en debetindtastning for at opveje hver kreditindtastning og omvendt. Hvis du modtager kontanter til salg af varer, vil du øge salgskonto med en kreditindtastning, og du vil også øge din kontantkonto ved hjælp af en kreditindtastning. Alle debet og kredit skal modregne hinanden direkte.
Når du ser på en prøvebalancerapport, skal alle poster opveje hinanden, så rapporten har en balance på nul. Hvis prøvebalancen har en anden total, er der foretaget en forkert eller ufuldstændig indtastning og skal rettes.
Nogle fejl kan muligvis ikke opdages ved at se på en prøvebalance, for eksempel hvis debiteringer og kreditter udligner hinanden, men er blevet gjort til de forkerte konti. Hvis du forsømmer at indtaste en transaktion overhovedet, vil du ikke fange denne fejl ved at se på en prøvebalance. Derudover, hvis der er foretaget forskellige debit- og kreditfejl, og de bare sker for at udligne hinanden numerisk, vil de ikke blive opdaget på en prøvebalance.
