Projektplanlægning er et vigtigt skridt i projektets livscyklus. Skrive en projektplan skal ske i planlægningsfasen af et projekt og bør revideres om nødvendigt gennem hele projektet. Der er flere nøgleelementer, som hver projektplan skal indeholde. At skrive en projektplan kan udføres, hvis du ved præcis, hvilken slags indhold og information der skal medtages i planen.
Beskriv projektets omfang og skriv en kort introduktion, der beskriver projektet. Denne introduktion skal indeholde en kort beskrivelse af projektet, interessenterne og tidslinjen.
Definer og skriv projektmålene. Projektmål skal være kortfattede og målbare. Disse bør ikke være abstrakte, men i stedet være veldefinerede. Det skal være klart, hvad der udgør succes eller manglende opfyldelse af hvert mål.
Definer og skriv projektleverancer. Disse er fysiske afleveringer, der er defineret ud fra projektmålene. Hvert mål skal producere et sæt af udførelser.
Opret en arbejdsopdeling struktur. Dette er en af de vigtigste komponenter, når du skriver en projektplan. En arbejdsopdelingsstruktur beskriver hver opgave, der er involveret i at nå mål og producere resultater. Du bør vedhæfte en tid, normalt beskrevet i timer, til hver opgave sammen med en person, der er ansvarlig for at udføre opgaven. Endelig er det god praksis at inkludere en liste over resultater, der er knyttet til hver opgave.
Medtag en beskrivelse af både menneskelige og andre ressourcer, som er nødvendige for at gennemføre projektet. Du kan beskrive hvert holdmedlem og deres rolle i projektet. Du kan også medtage andre ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre projektet, f.eks. Alt nødvendigt udstyr.
Bestem og skriv et budget for projektet, hvis der er brug for midler til at gennemføre projektet. Sørg for at medtage en detaljeret forklaring, der beskriver, hvorfor du anmoder om midlerne.
