Når virksomheder har brug for et eksternt PR-firma for at opbygge en PR-kampagne, anmoder de ofte bud fra en række konkurrenter. For at lande virksomheden skal du præsentere virksomheden med et PR-forslag, der indeholder virksomhedens mål og mål, målgruppe og medier, anbefalinger, tidslinje og budget. Før du skriver forslaget, har du imidlertid arbejde til at gøre det, der omfatter forskning i den specifikke forretning, industrien og markedet som helhed, samt de forskellige måder, du kan komme i kontakt med projektet.
Kendskab til kunden
En størrelse passer ikke alle sammen. Før du kan overveje en PR-kampagne, skal du bruge tid på at lære din klient at kende. Hold personlige møder med de ansvarlige og ledere i virksomheden, følg derefter op med e-mails og telefonopkald, indtil du har en solid forståelse af virksomhedskulturen, dens generelle kommunikationsstil og samfundets omdømme. For eksempel vil du ikke gerne sammensætte en formel "Wall Street Journal" type kampagne til en folksy, familieorienteret virksomhed eller omvendt.
Forstå den aktuelle markedsplads
Når du har en god ide om tonen, som dit forslag skal tage, skal du ramme det i sammenhæng med det nuværende marked. Udfør en analyse af konkurrencen og hvilken form for reklame og markedsføring det bruger. Forstå målmarkedet og hvordan det får sine oplysninger. For eksempel, hvis målet er unge voksne, skal du inkludere et socialt medieaspekt til dit forslag. Seniorer, derimod, vil heller ikke svare på en hård slående socialmediekampagne.
Skitsere din generelle tilgang
Før du sætter sammen det endelige forslag, lav en oversigt over de nødvendige dele. På et større marked med stor konkurrence kan du for eksempel have en omfattende historie om dit eget firma og succesfulde kampagner, du har indledt. Inden den afsluttende fase beslutter, hvor meget detaljer kunden skal vide om konkurrencen og eventuelle analyser, du har oprettet. Da du har kendskabet til kunden godt i din forskningsfase, har du også en god forståelse for det bedste format, hvor du skal præsentere forslaget. Uanset om du har brug for at give fortællinger, korte punktpunkter eller en pakke med grafer og diagrammer, afhænger klientens præferencer og driftsstil.
Medtag det grundlæggende
Et PR-forslag skal fremhæve dine ideer uden at give væk så mange detaljer, at klienten kan tage forslaget og gennemføre dine ideer uden dig. Medtag oplysninger om din virksomhed med relevante referencer samt et resumé af forslaget, og hvad du mener er de vigtigste punkter kampagnen skal tackle. Giv et par eksempler på medier, du kan kontakte, samt hvilke topmeddelelser du vil lægge derude. Inkluder en tidslinje for det projekterede arbejde samt hvilke tjenester der er dækket under specifikke gebyrer og udgifter. Afslut med en afsluttende erklæring, der fortæller kunden, hvordan du ser frem til at arbejde sammen med hende, og hvor sikker du er, at du vil have et positivt og velstående forhold.
